Методика 
за описание на старопечатни книги в автоматизирана библиотечна система ALEPH500 в ЦБ на БАН

Техническа част:

1.	Изписването на сигнатурите става както е върху книгата, т.е. само с цифри, като косата черта се замества с тире.
2.	Ако върху книгата има вписани 2 сигнатури, то в Item формата се вписват като първа сигнатура (тази която фигурира в HOL записа), сигнатурата по която се подрежда библиотечния документ в хранилището, а като втора сигнатура се вписва другата сигнатура – с цел евентуална допълнителна справка .
3.	 Използва се template stp_cyr.mrc за книги на кирилица или stp_lat.mrc за книги на латиница, където поле STA е попълнено с код STP (старопечатна), необходим за дефинирането на логическа база данни “Старопечатни книги”.
4.	Когато в едно книжно тяло са подвързани няколко различни по съдържание и/или различен инвентарен номер книги, се създава BIB запис на първата книга и един Item, като в него се попълва инвентарния номер на първата книга. Създават се BIB записите на останалите книги в единното книжно тяло, които се свързват с ITM връзка  за  вече създаденият Item от първата книга.
ITM връзката е в следния формат:
LKR  $$a ITM
          $$b системен номер в административната база данни
          $$l ASC50 – административна база данни
          $$v 1 – попълнено в Item формата на мястото на том
          $$i 1 – попълнено в Item формата на мястото на книжка
В Item формата, в полетата Internal Note и Cyrc. Note се изписват поредно инвентарните номера на всички книги в книжното тяло във следния формат – 2-nnnn; 3-nnnnn; 4-nnnn и т.н. Сумира се инвентарната цена на всички книжки и в поле Price: се изписва сумата, която е стойността на цялото книжно тяло. 
В традиционните инвентарни книги се издирват инвентарните номера, които на практика остават скрити (тези които са изписани в полетата Internal Note и Cyrc. Note) и в забележка се отбелязва присъединяването им към друг инвентарен номер, като текстът е следния “присъединен към Инв. Номер nnnnn”. Срещу инвентарният номер, който остава валиден, се изписва новата сумарна цена - Вили Попчева и Вили Христова.
5.	Цените се определят на място, периодично, в зависимост от ценността на книгите – ст.н.с.д-р Мария Аргирова.
6.	Книгите се индексират, предметизират и им се присвоява код в поле KDF - отдел “Индексиране на библиотечни документи”.
7.	Първо се описват книгите на III етаж, след това книгите в кабинета на г-н Кръстев.
8.	Срокове за изпълнение на проекта не се  фиксират, тъй като целта на проекта е максимална прецизност, изчерпателност и информативност на записите.

Начин на описание:

1.	Авторската отговорност, ако не е на заглавната страница се поставя в квадратни скоби, както и всяка друга информация, която е взета от различно от заглавната страница, корицата или гърба на книгата място.
2.	При случаи, когато името на авторът има различни изписвания (в резултат от различен правопис или език), то задължително се създава оторизиран файл на авторската отговорност и в поле 100 се използва предпочитаната форма на името. В поле 245$$с се изписва авторската отговорност, такава каквато е на заглавната страница – Весела Рачева.
3.	В поле 245$$а заглавието се изписва както е на заглавната страница и ако има популярно заглавие, под което е известно дадено произведение (например “Рибен буквар”), то то се изписва в поле 730$$а.
В поле 730$$а се изписва и транслитерираното, съгласно новобългарския правопис заглавие.
4.	В полета 5ХХ се изписват всички забележки, както следва:
•	спомоществователи или хората участвали с финансова или друга помощ от селища – поле 536 – FUNDING INFORMATION NOTE (R) – като се започва с фразата “Спомоществователи:” или “Иждивители:” и се изреждат спомоществователите или иждивителите, като имената на хора се изписват в прав ред;
•	сведения за всяко едно отделно копие, ако има такива – поле 562 – COPY AND VERSION IDENTIFICATION NOTE (R)
•	при информация за публикации за библиотечния документ, който се описва се използва поле 581 - PUBLICATIONS ABOUT DESCRIBED MATERIALS NOTE (R), като при всеки нов библиографски източник се описва в самостоятелно поле.
•	наличие на автограф, мото, посвещение, обяви, отзиви – поле 500 – като предварително се уточни водещата фраза за конкретния случай, за да е възможно търсене и в последствие сортиране по тази дума.
5.	Списъкът за селищата и техните кодове  се  слагат в самостоятелен файл.
6.	Когато съдържанието на книгата съществува и на друг носител, освен книжен (микрофилм, CD, DVD и т.н.) се прави PAR връзка между BIB записите и се създават отделни Item-и.