ИНСТРУКЦИЯ ЗА ВЪВЕЖДАНЕ
НА ДАННИ ЗА МНОГОТОМНА КНИГА В
ALEPH500

Бележка: Преди да се направи каквато и да е поръчка (Order) е необходимо да е извършена следната предварителна работа:
1.	Да е дефиниран списък от валути (List of Currencies), което се извършва в Administration module.
2.	Да е дефиниран списък от доставчици (List of Vendors), което се извършва или в Administration module или в Acquisition module.

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Acquisition.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		За да създадете нова поръчка (Order), кликнете върху Orders от Main Menu, а след това Quick Catalog. Появява се прозореца Catalog Record, в който имате възможност да направите кратко библиографско описание на библиотечния документ (Item). Задължителни полета са:
–	Status (mandatory) – tag STA $$a, което трябва да се попълни със задължителна стойност SUPPRESSED. 
–	Title(mandatory) – tag 245 $$a, което трябва да се попълни със заглавието на библиотечния документ. 
След това кликнете върху OK бутона. Появява се прозореца Order List of Admin Record…Кликнете върху единствения активен бутон Add. Появява се прозореца Order Type. Кликнете върху Standing Order>OK. Ще се появи прозореца Order Form ...	
4.		Ако имате вече създадени поръчки (Orders), имате възможност да ги намерите като:
–	кликнете върху Orders от Main Menu, а след това Index или Get record by Find или Get record by Scan или Order number
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или  или  или . 
След като намерите търсения от Вас Order, изберете го и ще се появи прозореца Order List of Admin Record…	
5.		Ако създавате нова поръчка (Order) трябва да попълните Order Form:
1. Order Information:
–	Order number (1) – попълва се автоматично
–	Order number (2) и Order number (2) - засега не се използват
–	Order status – падащо меню
–	Order ISBN/ISSN
–	Order group – падащо меню
–	Open date – попълва се автоматично
–	Status date – попълва се автоматично
–	Order date – попълва се автоматично, когато Order status е SV – Sent to Vendor, и се натисне бутона Refresh
–	Material type - падащо меню
–	Sub-library - падащо меню
–	Acquisition method - падащо меню
–	Borrower ID – падащо меню
–	Send directly – опция за маркиране
–	Borrower name – попълва се автоматично
 Последните три опции се използват при случаи на поръчки от читател.
–	Library note – ако имате такива.
2. Vendor
–	Vendor code – падащо меню
–	Vendor name – попълва се автоматично
–	Vendor reference – попълва се, ако доставчика има специален номер
–	Vendor note – бележка свързана с доставчика
–	Order delivery type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Letter type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Delivery type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Send letter by – попълва се в зависимост от поле Letter type (не винаги се попълва автоматично, зависи от кода на Order type, а има случай когато двете полета Letter type и Send letter by не се появяват, зависят от кода в поле Order delivery type
–	Rush - кликвате само, ако желаете да обозначите, че поръчката е много спешна
–	Max. Arrival days – дефинират се максималния брой дни, които да минат от регистрирането на последния том от заглавието, с цел евентуална рекламация
–	Subscription start – за периодични издания, но ако предварително е платен абонамент за многотомното издание, имате възможност да използвате тази опция
–	Subscription end – за периодични издания, но ако предварително е платен абонамент за многотомното издание, имате възможност да използвате тази опция
–	Budget cycle – дефинира се цикъла на годишния бюджет, ако се използва бюджетен контрол (по подразбиране има 1 в полето, трябва ли да се маха?)
–	Renewal date – дата на подновяване на абонамента или неговото отказване за периодични издания, но ако предварително е платен абонамент за многотомното издание, имате възможност да използвате тази опция
3. Quantity and Price
–	Number of units – брой поръчани екземпляри
–	Unit price – цена на един екземпляр по цена на доставчика
–	Total price – автоматично се попълва след кликване на бутона Refresh
–	Quantity note – бележки свързане с броя поръчани екземпляри
–	Currency – падащо меню (попълвате валутата, с която ще плащате на Vendor) (появява се автоматично от зададената валута при описанието на Vendor)
–	List price – цена във валутата на доставчика, която се попълва автоматично от Vendor Information>2.Account полето Currency1. Ако има дефинирани Currency2, Currency3 или Currency4 можете да попълните полето от падащо меню
–	Terms sigh (+/-) – стойност + (при необходимост от заплащане на някакава такса или друго задължение) или – (при отсъпка от цената). Ако не използвате тази опция – оставете полето непопълнено
–	Terms percent – стойност на отстъпката или таксата в проценти, като формата е 000.00
–	Final price – изчислява се от ALEPH500
–	Local price – изчислява се от ALEPH500
–	Price note – бележки свързани с цената
–	Encumber budget – за сега не използваме тази възможност.
След попълване на Order Form, кликнете върху бутона OK и ако не сте попълнили правилно Order Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено.
Ако сте попълнили формата правилно, тя ще бъде записана на сървъра и ALEPH500 ще Ви върне отново към Order List of Admin Record…, където виждате записа си под друга форма.	
6.		Ако не създавате нова поръчка (Order), а искате само да допопълните или поправите вече попълнена Order Form е необходимо да кликнете бутона Modify от прозореца Order List of Admin Record…и ще имате тази възможност.	
7.		След като сте създали успешно поръчка (Order) е необходимо да я свържете с фактурата (Invoice) или нов Line Item, с която тя е платена. Кликнете върху бутона Invoice. Ще се появи прозореца Invoice List of Order ... При регистриране на нов Invoice е активен само бутона New. Кликнете върху него и ще се появи прозореца Invoice Number. Попълнете го с номера на фактурата или при случаи на липса на фактура, използвайте номера на Order без разширението CLBAS. Кликнете OK и ще се появи формата Line Item.	
8.		Попълвано на формата Line Item става по следния начин:
–	Vendor code – автоматично е попълнен
–	Invoice number – автоматично е попълнен
–	List (Estimated) price – автоматично е попълнен от Quantity & Price от Order Form
–	Net amount – сумата, както фигурира на фактурата, като стойността е изразена във валутата на доставчика.
–	Added amount – вписвате допълнителна сума, ако има такава, изразена във валутата на доставчика
–	Total amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	Local amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	Number of units – автоматично е попълнен от Quantity & Price от Order Form
–	Note – бележка в рамките на 60 символа
–	Debit – по подразбиране тази опция е маркирана. Като правило нашата библиотека работи с дебитни фактури и това вероятно ще е по-често срещания случай
–	Credit – тази опция се попълва, ако фактурата е кредитна
–	Type – автоматично е попълнен като REG – обикновена. Ако фактурата е проформа или депозитна – изберете от падащо меню
–	Status – автоматично е попълнен като REG – обикновен. Ако статуса на фактурата е SUP – приложена – изберете от падащо меню
–	Currency – валутата на доставчика, автоматично е попълнена от вида на валута от Quantity & Price от Order Form
–	Invoice date – дата на фактурата
–	Received date – дата на получаване на фактурата
–	Shipment date – дата на изпращане на фактурата от доставчика
–	Order completely Invoiced – опцията не е активна, защото при многотомните книги никога поръчката не е “Completely Invoiced”, т.е. очакваме още Invoices. 
Обърнете внимание, че опцията в Order Form>1.Order Information>Invoice Status “Complete” никога не е маркирана, тъй като винаги очакваме последващи Invoices. Опцията трябва да бъде маркирана, само когато са дошли всички Invoices за изданието.
След попълване на формата, кликнете OK. Ако не сте попълнили правилно Line Item, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили формата правилно, ще се появяви прозорец Acq Administration със съобщение Could not assign default budgets to Invoice using Order’s encumbrance. Continue? Кликнете Yes.
Появява прозорец Acq Administration със съобщение Would you like to record the material as heaving arrived? Ако кликнете No ALEPH500 няма да се попълни автоматично Arrival List of Order… Ако кликнете Yes ALEPH500 ще попълни автоматично Arrival List of Order... и няма да е необходимо да регистрирате пристигането на Item ръчно. Arrival Form ще е попълнена автоматично и няма да са необходими последващите стъпки свързани с ръчното й попълване. 
След кликването на избраната от Вас опция, ALEPH500 ни връща на прозореца Invoice List of Order…, където виждате записа си под друга форма.	
9.		Ако искате да допопълните или поправите вече попълнен Line Item е необходимо да кликнете бутона Line Item от прозореца Invoice List of Order…и ще имате тази възможност.	
10.		След като сте създали успешно Line Item, който може да представлява част от General Invoice, кликнете върху бутона Gen Inv. Ще се появи прозореца General Invoice & Line Items... Кликнете върху бутона Gen Inv и ще се покаже формата General Invoice Form, която се попълва по следния начин:
1. Invoice:
–	Vendor code – автоматично е попълнен
–	Vendor name – автоматично е попълнен
–	Invoice number – автоматично е попълнен
–	Refers to Invoice – ако има друга General Invoice, която по някакъв начин се отнасят до фактурата, която описваме, изпишете номера на тази фактура тук
–	Type – автоматично е попълнен като REG – обикновена. Ако фактурата е проформа или депозитна – изберете от падащо меню
–	Status – автоматично е попълнен като REG – обикновен. Ако статуса на фактурата е SUP – приложена – изберете от падащо меню
–	Currency – валутата на доставчика, автоматично е попълнена от вида на валута от Quantity & Price от Order Form
–	Explicit ratio – ако не попълните това поле, стойността на валутата ще се изчислява, както е дефинирана в List of Currencies в Administration module. Ако имате изрична уговорка с доставчика за специфичен курс на съответната валута, трябва да изпишете курса тук
–	Net amount – сумата, както фигурира на фактурата, като стойността е изразена във валутата на доставчика
–	Debit – по подразбиране тази опция е маркирана. Като правило нашата библиотека работи с дебитни фактури и това вероятно ще е по-често срещания случай
–	Credit – тази опция се попълва, ако фактурата е кредитна
–	Shipment amount – сума за превоз, ако има такава
–	Invoice date – дата на фактурата
–	Overhead amount – режийни разноски, ако има такива
–	Received date – дата на получаване на фактурата
–	Insurance amount – сума дадена за застраховка, ако има такава
–	Shipment date – дата на изпращане на фактурата от доставчика
–	Discount amount – отстъпка
–	VAT recipient – получател на ДДС, ако има такъв
–	Total amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh. Ако искате да се направи преизчисление (при промяна на горните сумите), трябва да занулите стойността на Total amount и да кликнете отново върху бутона Refresh. ALEPH500 ще направи преизчислението
–	VAT percent – ДДС в проценти
–	Local amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	VAT amount – сума на ДДС
–	Note – бележки в рамките на 60 знака
2. Payment:
–	Payment date – дата, на която е извършено плащането на General Invoice
–	Check number – номер на чека, ако е платено с чек
–	Amount – въведете сумата, която е платена или ще бъде платена
–	Status – падащо меню
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона OK. Ако не сте попълнили правилно General Invoice Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата ALEPH500 ви връща към прозореца General Invoice & Line Item. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Invoice List of Order… Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
11.		Към General Invoice могат да се добавят до 150 line Items (единични фактури за книги), които са от един доставчик. Това става като от Main menu на Acquisition Module изберете опцията General Invoice. Появява се прозорец Select or Create General Invoice. Попълването на полетата става по следния начин:
–	Vendor code – Vendor List Filtered by...
–	Invoice number – падащо меню, от което маркирате необходимата ви General Invoice. Отваря се прозореца General Invoice & Line Item. Кликнете върху Add бутона. Появява се прозореца Order number, където можете да впишете номера на Order или да ползвате падащото меню – Order Index List. След намиране на необходимия Order, кликнете върху бутона Select. И при двата случая ще се отвори формата Line Item, която трябва да попълните. След като попълните General Invoice, която може да бъде съставена, както за един, така и за поредица от библиотечни документи и когато статуса на General Invoice е P – paid, т.е. плащането е извършено, кликваме върху бутона OK.
ALEPH500 ни връща към прозореца General Invoice & Line Item. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Invoice List of Order… Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
12.		След като сме платили General Invoice, сме в пълното си право да очакваме пристигане на библиотечните документи, които сме поръчали и платили. Ако все пак Item не пристига в предвидените срокове, след като са направени или не автоматични рекламации (Max. Arrival Days) е възможно да пристъпим към ръчно изпращане на рекламация (Claim). Това става като се кликне върху бутона Claims от прозореца Order List of Admin Record… Ако до сега не е пращана рекламация се появява прозорец Send New Claims, който се попълва по следния начин:
–	Claim date – попълва се автоматично
–	Claim text – попълваме с текста на рекламацията
–	Claim letter type – падащо меню с готови писма, от които можем да изберем желания формат
След попълване на полетата, кликнете върху бутона Send. Появява се прозореца List of Claims, който ни дава информация за изпратените до този момет Claims. Ако искаме да отбележим отговорите на Vendor, кликнете върху бутона Replay и ще се появи прозореца Vendor’s Reply, който се попълва по следния начин:
–	Claim text – автоматично попълнен
–	Reply date – автоматично попълнен
–	Vendor reply – пишете или копирате от текста резюме от отговора на Vendor
След попълване на полетата, кликнете върху бутона Update. ALEPH500 ни връща към прозореца List of Claims, който ни дава информация вече както за изпратените до този момет Claims, така и за получените отговори от доставчиците (reply). Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
13.		Ако до сега са пращани рекламации се появява прозореца List of Claims, който ни дава информация за изпратените до този момет Claims. Ако искате да изпратите ръчно извъредна рекламация е необходимо да кликнете върху бутона Send Claims. Появява се прозорец Send New Claims. С неговото попълване и регистрирането на отговорите от Vendor се постъпва по описания по-горе начин.	
14.		При получаване на библиотечен документ, неговото пристигане може да бъде регистриран ръчно, ако това не е направено автоматично след попълване на Line Item. Дали е направена регистрация на пристигането, може да се провери като кликнете върху бутона Arrival от Order List of Admin Record…и от прозореца Arrival List of Order… проверите, дали е регистрирано пристигането на Item.	
15.		Ръчното регистриране на пристигането на библиотечния документ става като от Order List of Admin Record… кликнете върху бутона Arrival. Появява се прозореца Arrival List of Order… Тук може да видите, колко библиотечни документи са дошли досега и колко се очакват да пристигнат. За да регистрирате пристигането е необходимо да кликнете върху бутона Add и се появява формата Arrival Form. Тя се попълва по следния начин:
–	No. units Ordered – автоматично е попълнен, като ни информира за поръчаните екземпляра от един Order
–	No. units reported – автоматично е попълнен, като ни информира за пристигналите до този момент и регистрирани екземпляра от един Order
–	No. of units arrived – брой на пристигналите екземпляра, които в момента са пристигнали
–	Shipment date – дата на изпращането на библиотечните документи от Vendor
–	Arrived date – дата на пристигането на библиотечните документи
–	Note – бележка, свързана с пристигането на библиотечните документи, в рамките на 60 знака
–	Order completely arrived – опцията не е активна, защото при многотомните книги никога поръчката не “completely arrived”
Обърнете внимание, че опцията в Order Form>1.Order Information>Arrival Status “Complete” никога не е маркирана, тъй като винаги очакваме последващи томове. Опцията трябва да бъде маркирана само когато са дошли всички томове от изданието.
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона OK. Ако не сте попълнили правилно Arrival Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата ще се появи прозорец Acq Administration със съобщение 1Units reported cover 1units Ordered, but complete Arrival is set to NO. Continue? Кликнете върху бутона Yes и ALEPH500 ви връща към прозореца Arrival List of Order… След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…
Ако по погрешка сте регистрили, че Order е изпълнен изцяло, а в последствие сте забелязали, че един или повече библиотечни документи са повредени или дефектни, постъпете по следния начин:
–	Кликнете върху бутона Arrived. Отваря се прозореца Arrival List of Order…Кликнете върху бутона Modify. Ще се появи формата Arrival Form, в която трябва да промените броя на пристигналите екземпляра. След това кликнете OK и ALEPH500 ви връща към прозореца Arrival List of Order… След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
16.		След пълното попълване на Order, Invoice, General Invoice, Arrival е необходимо да регистрирате Item. Това става като кликнете върху бутона Copies от Order List of Admin Record…. Отваря се прозореца Item for Order… Ако е извършена автоматична регистрация на Items вие можете да видите регистрираните до този момент Items. ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ – САМО от Item module може да направите HOL record  на съществуващите до този момент Items, който да дава информация за това в коя Sub-library и Collection се намира Item и каква сигнатура има. 
Ръчното създаването на нов Item може да стане от Order List of Admin Record…като кликнете върху бутона Copies. Отваря се прозореца Item for Order… Кликнете върху бутона NEW. Появява се формата Item Form. Тя може да бъде допълнена по следния начин:
1.General Information(1):
–	Barcode (mandatory) – автоматично попълнен
–	Sub-library (mandatory) – автоматично попълнен
–	Collection – автоматично попълнен
–	Call Number Type – стойността съответства на първи индикатор на tag 852 от HOL format на MARC21 трябва да е 4, ако регистрираме сигнатура на Централната библиотека на БАН. Ако регистрираме сигнатура на специалните библиотеки на ПНЗ, трябва да използваме падащо меню и да изберем опция, подходяща за начина, по който библиотеката съставя сигнатурите си. Обикновено тя е стойност 3 или Superintendent of Documents Classification.
–	Temporary Location – опцията се маркира, ако регистрираме временно местонахождение на Item (библиотечния документ)
–	Call Number – ако регистрирате Item на Централната библиотека на БАН използвайте падащото меню с броячи, които да ви помогнат да сигнирате Item. След като изберете подходящия брояч, кликнете върху бутона Refresh и сигнатурата ще бъде присвоена. После тази сигнатура трябва да бъде копирана (copy>paste) в 852 41 $$j на HOL record. Ако регистрирате Item на специалните библиотеки на ПНЗ, напишете сигнатурата направо в HOL record в 852 31 $$h Classification part – изпишете частта от УДК$$i Item part – изпишете поредния номер
–	2nd Call Number Type – падащо меню. По всяка вероятност опцията тип втора сигнатура за сега няма да бъде използвана
–	2nd Call Number – падащо меню. По всяка вероятност опцията втора сигнатура за сега няма да бъде използвана
–	Copy Number – опцията за сега няма да бъде използвана
–	Enum.level.1 (a)(vol.) – изпишете първо ниво на номерация на многотомната книга – том
–	Enum.level.2 (b) – изпишете второ ниво на номерация на многотомната книга
–	Description – изпишете вида, в които ще се вижда номерацията на Item. Ако регистрирате т.4, например, можете да използвате падащо меню, за да направите справка по къкъв начин изглежада Description на дошлите досега томове
–	Material Type (mandatory) – падащо меню, като в случая изборът е еднозначен BOOK
–	Item Status (mandatory) – падащо меню, като се указва какъв ще е режима на ползване на Item
–	Item Process Status – падащо меню, като се указва в кой етап от обработката на библиотечния документ се намира Item. По всяка вероятност първата стойност след статуса OR – on Order, който е присвоен по подразбиране при отваряне на Item Form ще бъде CT – Cataloging.
–	Hol Link – автоматично се попълва от ALEPH500, ако Item е свързан с HOL record. Това става след попълване на формата като се отиде в Item module.
2.General Information(2):
–	OPAC note – бележки, които са предназначени за читателите, в рамките на 200 знака
–	Circ. note – бележки, които са предназначени за колегите от отдел “Обслужавне и книжни фондове”, в рамките на 200 знака
–	Internal note – бележки, които са предназначени за само за служебно ползване, в рамките на 200 знака
–	Order number (mandatory) – автоматично попълнен, но ако има нужда да се смени Order number е готово падащо меню с Order Index List, което дава възможност за коректна подмяна на номера на поръчката 
–	Invoice Key – падащо меню с Invoice List of Order…Маркираме коректния Invoice, с който е платен Item. Кликваме върху бутона Select и Invoice Key, Invoice Note и Price полетата се попълват автоматично
–	Invoice Note – автоматично попълнен от Invoice, ако има бележка от General Invoice
–	Inventory Number – падащото меню с брояч, който ви помога да инвентирате Item. След като изберете брояча, кликнете върху бутона Refresh и инвентарния номер ще бъде присвоен
–	Inventory date – в момента на присвояване на инвентарния номер, ALEPH500 присвоява и датата на инвентиране
–	Last Inventory Report date – дата на последната инвентаризация
–	Price – автоматично попълнен от General Invoice
–	Statistic – за сега тази опция не се прилага
–	Open date – датата на създаване на записа е автоматично попълнена
–	Update date – датата на актуализиране на записа е автоматично попълнена
3. Serial Information – при многотомна книга, опцията няма да бъде използвана
4. Serial Levels – при многотомна книга, опцията няма да бъде използвана
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона Update. Ако не сте попълнили правилно Item Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата ALEPH500 ви връща към прозореца Item for Order…След това кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
17.		Следващата ни стъпка е да свържем Item с адекватния за него HOL record. Това става в Item module. Кликнете върху иконата Item  от ALEPH Applications Toolbar. Отваря се Item module. За да намерим необходимия ви Item имате следните възможности:
–	като кликнете върху Retrieve от Main Menu, а след това Get record by Barcode/Call Number или Get record by Find или Get record by Scan или Order number 
–	Възможно е да използвате съответно и функционални клавиши Ctrl+B, Ctrl+F, Ctrl+S 
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите или  или .
След като намерите търсения от Вас Item, изберете го и ще се появият 2 прозореца. Единият, който в същност ви трябва е Item List of Record…, а другият (зад него) е Navigation Window for Admin Record…и можете да го изберете за справка по 2 начина:
–	като кликнете върху Title bar на прозореца Navigation Window for Admin Record…
–	като кликнете върху опцията Window от Main Menu, а след това 1. Navigation Window for Admin Record…	
18.		За да свържем Item с адекватния за него нов HOL record, съществуват 2 случая:
1. при описание на местонахождението на Item за Централната библиотека на БАН, при което трябва да се сигнира веднага при обработката на Item
2. при описание на местонахождението на Item за специалните библиотеки на ПНЗ, при което трябва да се сигнира допълнително, ако ръководителите на специалните библиотеки ни дадат информация за сигнатурата на съответния Item
При първия случай е необходимо следното:
–	от прозореца Item List of Record… кликнете върху бутона Modify. Появява се попълнената в Acquisition Module Item Form. Маркирайте с левия бутон на мишката Call Number, след което кликнете с десния бутон на мишката. Появява се падащо меню, от което изберете опцията Copy. След това с левия бутон на мишката кликнете върху бутона Cancel и ALEPH500 ви връща на прозореца Item List of Record…
–	от прозореца Item List of Record… кликнете върху бутона Retrieve HOL. Появява се прозореца  List of Holdings records. Кликнете върху единствения активен бутон Create New. ALEPH500 автоматично създава HOL record, който се индентифицира с кода на Sub-library и Collection 
–	за да регистрираме сигнатурата в HOL record е необходимо да кликнете върху бутона Edit и ALEPH500 ви отваря автоматично Cataloging module и HOL record
–	към tag 852 добавете стойността на индикаторите 41
–	към tag 852 добавете и подполе $$j като или кликнете върху Edit от Main Menu, а след това върху опцията New sub-field или натиснете фунционален клавиш F7. След това кликнете с дестия клавиш на мишката и изберете Paste>Paste. Call Number се копира в полето. Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC60 with system number…Continue? Change Cataloger level – ако е необходимо се изписва Cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което HOL record се Save на сървера. Затваряме HOL record и Cataloging module, при което ALEPH500 ни връща към Item module и прозореца Item List of Record…
–	от прозореца Item List of Record… кликнете отново върху бутона Modify. Ще видите, че в полето Hol Link ALEPH500 автоматично е попълнен. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Item List of Record…,където виждаме, че избрания от нас Item в колоната Hol no. има присвоен HOL record със съответния HOL number.
При втория случай е необходимо следното:
–	от прозореца Item List of Record… кликнете върху бутона Retrieve HOL. Появява се прозореца  List of Holdings records. Кликнете върху единствения активен бутон Create New. ALEPH500 автоматично създава HOL record, който се индентифицира с кода на Sub-library и еветуално Collection. След това не е необходимо да кликвате върху бутона Edit, защото не сте оторизирани да сигнирате Item на специалните библиотеки на ПНЗ. Просто кликнете върху бутона Close, при което ALEPH500 ни връща към прозореца Item List of Record…
–	от прозореца Item List of Record… кликнете отново върху бутона Modify. Ще видите, че в полето Hol Link ALEPH500 автоматично е попълнен. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Item List of Record…,където виждаме, че избрания от нас Item в колоната Hol no. има присвоен HOL record със съответния HOL number.	
19.		За да допълним вече създаден HOL record е необходимо следното:
–	влезте в Cataloging module като кликнете върху иконата Cat  от ALEPH Applications Toolbar. Отваря се Cataloging module. 
–	намерете, чрез библиографското описание BIB record, като кликнете Search от Main Menu и изберете опциата Scan или Find или можете да кликнете съответно и върху иконите  или 
–	след като намерите библиографското описание BIB record, от Main Menu изберете опцията File>Load HOL record from server или функционални клавиши Ctrl+O. Появява се прозореца Holding list, където имате възможност да видите досега направените HOL record. Те се идентифицират с кода на Sub-library и еветуално Collection. Маркирайте HOL record, който искате да допълните и кликнете върху бутона Edit и ALEPH500 ви отваря автоматично съответния HOL record
–	към tag 852 добавете стойността на индикаторите 31
–	към tag 852 добавете и подполета $$h Classification part – изпишете частта от УДК, $$i Item part – изпишете поредния номер. Това може да стане като или кликнете върху Edit от Main Menu, а след това върху опцията New sub-field или натиснете фунционален клавиш F7. Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC60 with system number…Continue? Change Cataloger level – ако е необходимо се изписва Cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което HOL record се Save на сървера.
–	Затваряме HOL record и можем да считаме, че създадения HOL record е допълнен. 	
20.		След като сме създали Item и сме го свързали с HOL record е необходимо да направим пълно библиографско описание. Това става като:
–	върху намерения вече BIB record, който е направен в Acquisition module>Quick Catalog се допълнят необходимите библиографски данни съгласно AACR2 и MARC21. За да направите това , използвайки подготвените за вас Template кликнете върху Edit от Main Menu и изберете опцията Expand from template или функционални клавиши Ctrl+E. 
–	Появява се прозореца List of ASC01’s Templates and Local Templates in Directory C:/… От лявата страна на прозореца се виждат готовите Template, а от дясната – preview на съответния маркиран Template. След като маркирате необходимия Ви Template, кликнете върху бутона Open и Template ще се отвори, запазвайки информацията попълнена от Acquisition module
–	След приключване на библиографското описание Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC01 with system number…Continue? Change Cataloger level – ако е необходимо се изписва Cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и BIB record се Save на сървера.	
21.		Предаването на библиотечните документи става като се променя статуса на Item, напр. от CT – Cataloging на SU – Subject and class. Това се извършва, като от Item module кликнем върху Utilities от Main Menu и изберем опцията Item process status. Появява се прозореца Update Item’s process status.
–	Process status – падащо меню
–	Barcode – изписва се баркода на Item или се прочита с баркод четец
Кликва се върху бутона OK и Process status е променен успешно. Прозорецът не се затваря автоматично и така може да бъде променен Process status на поредица от Item.