ИНСТРУКЦИЯ ЗА ВЪВЕЖДАНЕ
НА ДАННИ ЗА ЕДНОТОМНА КНИГА ПРИ РЕТРОКОНВЕРСИЯ НА КАТАЛОЗИТЕ НА СПЕЦИАЛНИТЕ БИБЛИОТЕКИ НА ПНЗ В ALEPH500, 
ПРИ РАБОТА С КЛИЕНТСКИ СОФТУЕР ON-LINE

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Cataloging.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		За да извършите каталогизация на желания библиотечен документ е необходимо първо да проверите дали съществува библиографски запис на този документ. Имате възможност да го потърсите като:
–	кликнете върху Search от Main menu, а след това върху Scan или Find или
–	кликнете върху иконите за Scan  или Find 
Ако намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате продължете със стъпка 5.
Ако не намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате е необходимо да продължите със стъпка 4.	
4.		Необходимо е да направите пълно библиографско описание. Това става като:
–	кликнете върху File>Open template или натиснете едновременно клавиши Ctrl+A или кликнете върху иконата 
–	Появява се прозореца List of ASC01’s Templates and Local Templates in Directory C:/… От лявата страна на прозореца се виждат готовите Template, а от дясната – preview на съответния маркиран Template. След като маркирате необходимия Ви Template, кликнете върху бутона Open и Template ще се отвори
–	След приключване на библиографското описание Save на сървъра, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC01 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и BIB record се Save на сървъра.	
5.		След извършване на пълно библиографско описание на библиотечния документ е необходимо да регистрирате Item. Това става като при отворен библиографски запис кликнете върху иконата   Item модула се отваря автоматично като се виждат два отворени прозорци на Navigation Window for Admin Record №... и Item List of Record … Активен е прозореца Item List of Record... Кликнете върху бутона Add. 
Появява се формата Item Form. Тя може да бъде допълнена по следния начин:
1.General Information(1):
–	Barcode (mandatory) – автоматично попълнен
–	Sub-library (mandatory) – попълва се от падащо меню
–	Collection – попълва се от падащо меню
–	Call Number Type – стойността съответства на първи индикатор на tag 852 от HOL format на MARC21 и трябва да е 4.
–	Temporary Location – опцията се маркира, ако регистрираме временно местонахождение на Item (библиотечния документ)
–	Call Number – ако регистрирате Item на Централната библиотека на БАН използвайте падащото меню, което ще ви помогне да сигнирате Item. Появява се прозореца Call Numbers. В полето Enter starting point е необходимо да изпишете сигнатурата след разделителя и кода на подполето в HOL записа или $$j. В долната част на прозореца ще видите сигнатурите, които са присвоявани до сега от този вид и може да изберете една от тях или да я коригирате. 
–	2nd Call Number Type – падащо меню. 
–	2nd Call Number – падащо меню. 
–	Copy Number – опцията за сега няма да бъде използвана
–	Enum.level.1 (a)(vol.) – при еднотомна книга, опцията няма да бъде използвана
–	Enum.level.2 (b) – при еднотомна книга, опцията няма да бъде използвана
–	Description – при еднотомна книга, опцията няма да бъде използвана
–	Material Type (mandatory) – падащо меню, като в случая изборът е еднозначен BOOK
–	Item Status (mandatory) – падащо меню, като се указва какъв ще е режима на ползване на Item
–	Item Process Status – падащо меню, като се указва в кой етап от обработката на библиотечния документ се намира Item.
–	Hol Link – Вж. стъпка 6.
2.General Information(2):
–	OPAC note – бележки, които са предназначени за читателите, в рамките на 200 знака
–	Circ. note – бележки, които са предназначени за отдел “Обслужавне и книжни фондове”, в рамките на 200 знака
–	Internal note – бележки, които са предназначени за само за служебно ползване, в рамките на 200 знака
–	Order number – не се попълва
–	Invoice Key – не се попълва
–	Invoice Note – не се попълва
–	Inventory Number – попълва се с транслитериран с латински букви инвентарен номер, като косата черта се замества с малко тире
–	Inventory date – дата на инвентиране
–	Last Inventory Report date – дата на последната инвентаризация
–	Price – попълва се с цена в лева във формат nnnnn.nn
–	Statistic – за сега тази опция не се прилага
–	Open date – датата на създаване на записа е автоматично попълнена
–	Update date – датата на актуализиране на записа е автоматично попълнена
3. Serial Information – при еднотомна книга, опцията няма да бъде използвана
4. Serial Levels – при еднотомна книга, опцията няма да бъде използвана
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона Update. Ако не сте попълнили правилно Item Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата ALEPH500 ви връща към прозореца Item List of Record …	
6.		За да свържем Item с адекватния за него нов HOL record е необходимо следното:
–	от прозореца Item List of Record… кликнете върху бутона Modify. Появява се попълнената в Item Form. Маркирайте с левия бутон на мишката Call Number, след което кликнете с десния бутон на мишката. Появява се падащо меню, от което изберете опцията Copy. След това с левия бутон на мишката кликнете върху бутона Cancel и ALEPH500 ви връща на прозореца Item List of Record…
–	от прозореца Item List of Record… кликнете върху бутона Retrieve HOL. Появява се прозореца  List of Holdings records. Кликнете върху единствения активен бутон Create New. ALEPH500 автоматично създава HOL record, който се идентифицира с кода на Sub-library и Collection 
–	за да регистрираме сигнатурата в HOL record е необходимо да кликнете върху бутона Edit и ALEPH500 ви отваря автоматично Cataloging module и HOL record
–	към tag 852 добавете стойността на първи индикатор 4
–	към tag 852 добавете и подполе $$j като или кликнете върху Edit от Main Menu, а след това върху опцията New sub-field или натиснете функционален клавиш F7. След това кликнете с десния клавиш на мишката и изберете Paste>Paste. Call Number се копира в полето. Save на сървъра, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC60 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което HOL record се Save на сървъра. Затваряме HOL record и Cataloging module, при което ALEPH500 ни връща към Item module и прозореца Item List of Record…
–	от прозореца Item List of Record… кликнете отново върху бутона Modify. Ще видите, че в полето Hol Link ALEPH500 автоматично е попълнен. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Item List of Record…,където виждаме, че избрания от нас Item в колоната Hol no. има присвоен HOL record със съответния HOL number.	
7.		За да допълним вече създаден HOL record е необходимо следното:
–	влезте в Cataloging module. Кликнете върху иконата Cat  от ALEPH Applications Toolbar. Отваря се Cataloging module. 
–	намерете, чрез библиографското описание BIB record, като кликнете Search от Main Menu и изберете опцията Scan или Find или можете да кликнете съответно и върху иконите  или 
–	след като намерите библиографското описание BIB record, от Main Menu изберете опцията File>Load HOL record from server или функционални клавиши Ctrl+O. Появява се прозореца Holding list, където имате възможност да видите досега направените HOL record. Те се идентифицират с кода на Sub-library и евентуално Collection. Маркирайте HOL record, който искате да допълните и кликнете върху бутона Edit и ALEPH500 ви отваря автоматично съответния HOL record
–	към tag 852 добавете стойността на индикаторите 4
–	към tag 852 добавете и подполе $$j като или кликнете върху Edit от Main Menu, а след това върху опцията New sub-field или натиснете функционален клавиш F7. Save на сървъра, като кликнете върху бутона. Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC60 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което HOL record се Save на сървъра.
–	Затваряме HOL record и можем да считаме, че създадения HOL record е допълнен.