ИНСТРУКЦИЯ ЗА ВЪВЕЖДАНЕ
НА ДАННИ ЗА ДОСТАВЧИЦИ В
ALEPH500

Бележка: Преди да се направи каквато и да е поръчка (Order) е необходимо да е дефиниран списък от доставчици (List of Vendors), което се извършва или в Administration module или в Acquisition module. Поради факта, че нямате достъп до Administration module, тук е описан метода за въвеждане на данни за доставчици в Acquisition module.

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Acquisition.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		Кликнете:
–	върху Administration от Main menu, а след това Vendors или
–	върху иконата .
Появявя се прозореца Vendor List. Съществуват 3 възможности за търсене на доставчика (vendor):
1.	Sort by – да изберете по какъв признак да бъде сортиран листа:
•	Name – по име на доставчика
•	Code – по код на доставчика
2.	Enter starting point – да напишете началото на име или код на доставчика и след това да натиснете клавиша Enter от клавиатурата
3.	Keywords – да търсите по ключова дума от следните полета, които са включени в описанието на доставчика:
•	Additional code
•	Vendor name
•	Contact
•	Country
•	Material type
•	Vendor address – Order Address
Като кликнете върху бутона Keywords се появява прозореца Filter list by Keywords. В полето Enter keyword(s) трябва да изпишете част или цяла дума от горепосочените полета, след което да кликнете върху бутона Search. Имате възможност да използвате знака “*”, когато не сте сигурни във вярното изписване на ключовата дума. Например: ако изпишете Mery* ще намерите всички думи, които започват с тези 4 букви като Maryland, Maryblue и така нататъка. След като се появи резултата от търсенето, маркирайте интересуващия ви доставчик и кликнете върху бутона Select. Ще се появи прозореца Vendor List, като търсения от вас доставчик е на първа позиция.
Бутоните, които се намират от дясната страна на прозореца са:
•	New – за да добавите нов доставчик към Vendor List е необходимо да кликнете върху този бутон. Появява се формата Vendor Form. Начина, по който се попълва формата се описва в стъпка 4.
•	Modify – за да актуализирате или поправите данни за доставчик, маркирайте доставчика от Vendor List и кликнете върху бутона Modify. Поява се попълнената форма Vendor Form. Там можете да поправите данните.
•	Duplicate – за да добавите нов доставчик, чиито данни са близки до друг доставчик, който вече е регистриран, е необходимо да маркирате регистрирания доставчик, да кликнете върху бутона Duplicate, да допълните с данните на новия доставчик във форма Vendor Form и да кликнете бутона Update.
•	Delete – за да изтриете доставчик от Vendor List. Обърнете внимание, ако към доставчика има изпратена поръчка (Order) или фактура (General Invoice) ALEPH500 няма да ви позволи изтриването на доставчика.
•	Address – за да допълните данните на доставчика с неговите адреси, маркирайте доставчика от Vendor List и кликнете върху бутона Address. Появява се формата Vendor Addresses Form. Начина, по който се попълва формата се описва в стъпка 5. 
•	Sub-library – за да регистрирате една или повече подбиблиотеки за даден доставчик е необходимо да кликнете върху този бутон. Появява се прозореца Sub-library Management. Начина, по който се работи в този прозорец се описва в стъпка 6.	
4.		За да добавите нов доставчик към Vendor List е необходимо да кликнете върху бутона New. Появява се формата Vendor Form. Тя се попълва по следния начин:
1. General Information:
•	Open date – дата на създаване на записа. Попълва се автоматично.
•	Update date – дата на последно актуализиране. Попълва се автоматично.
•	Vendor code – код на доставчика - задължително поле. Попълва се с букви и цифри, които не бива да са повече от 20 знака.
•	Vendor EDI code – не се използва за сега.
•	Vendor EDI type – не се използва за сега.
•	Additional code – допълнителен код на доставчика.
•	Vendor name – име на доставчика - задължително поле. Попълва се с пълното име на доставчика, което не бива да надвишава 150 знака. 
•	Contact – име на човека, с който се води кореспонденцията. Попълва се с името на contact person, което не бива да надвишава 200 знака.
•	Vendor status – статус на доставчика – падащо меню (активна, неактивна връзка).
•	Country – държава на доставчика. Не е задължително да се попълва, тъй като тази информация се взима от ALEPH500 от Vendor Addresses формата.
•	Vendor language – език за кореспонденция - задължително поле.
•	Material type – вид библиотечни документи, които купуваме от доставчика. Не бива да надвишава 20 знака.
•	Note – бележка в рамките на 100 знака.
2. Account:
•	Account no. (M) – регистрационния номер на ЦБ на БАН, както фигурира в системата на доставчика на книги
•	Account no. (S) – регистрационния номер на ЦБ на БАН, както фигурира в системата на доставчика на периодични издания
•	Vendor’s Bank Acct. – името на банката и сметката на доставчика
•	Currency 1-4 – валутата, с която се извършват разплащанията с доставчика. На първо място се поставя валутата, с която най-често пристигат фактурите. Тази валута ще се използва в ALEPH500 за валута по подразбиране в заявките (Order) към доставчика.
•	Terms sign – ако имате договор с доставчика за отстъпка от цената, трябва да попълните полето със знак “-“. Ако имате договор за добавка към цената – попълнете със знак “+”. След това задължително трябва да попълните следващото поле Terms percent, за да обозначите стойностите на отстъпка или добавка кам цената в проценти. Ако нямате никакви уговорки за отстъпка или добавка – оставете полето непопълнено.
•	Terms percent – попълнете в проценти отстъпката или добавката към цената. Ако нямате никакви уговорки за отстъпка или добавка – оставете полето непопълнено.
•	Delivery 1-3 (ACQ) & Delivery delay 1-3 – за всеки вид книга или многотомно издание е необходимо да се дефинира по какъв начин се получава и допустимите брой дни на закъснение след изпращане на заявката (Order). Оттук се генерират автоматичните рекламации към доставчика на книги и многотомни издания.
•	Delivery 4-5 (SER) & Delivery delay 4-5 – за всеки вид периодично издание е необходимо да се дефинира по какъв начин се получава и допустимите брой дни на закъснение след изпращане на заявката (Order). Оттук се генерират автоматичните рекламации към доставчика на периодични издания.
•	Order delivery – начина, по който библиотеката изпраща заявките си (order).
•	Letter format – формата на писмото
•	Letter send method – начин на изпращане на писмото
•	List format – формат на списъка от заявки
•	List send method – начин на изпращане на списъка от заявки
•	Not implemented – не се използва
•	EDI send method – не се използва
След попълване на Vendor Form кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ще ви върне към прозореца Vendor List.	
5.		За да добавите към данните на доставчика неговите адреси е необходимо да го маркирате от Vendor List и да кликнете върху бутона Address. Появява се формата Vendor Addresses. Тя се попълва по следния начин:
1. Order Address: задължително. Попълнете адресни данни на доставчика за изпращане на заявка (Order). Ако не попълните останалите 4 форми, всички писма ще взимат данните от тази форма по подразбиране.
2. Claim Address: Попълнете адресни данни на доставчика за изпращане на рекламации.
3. Payment Address: Попълнете адресни данни на доставчика за извършване на плащания.
4. Return Address: Попълнете адресни данни на доставчика за връщане на повредени документи.
5. EDI Address: Не се използва за сега.
След попълване на Vendor Addresses кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ще ви върне към прозореца Vendor List.	
6.		За да регистрирате една или повече подбиблиотеки за даден доставчик е необходимо да маркирате доставчика от Vendor List и да кликнете върху бутона Sub-library. Появява се прозореца Sub-library Management. Прозореца се състои от 2 части. От дясната страна са посочени възможните стойности (Possible), а от лявата библиотеките, които имат договор и работят с доставчика (Current). Преместването на библиотеките отдясно наляво и обратно става със стрелките между двата панела.
Обърнете внимание, ако в лявата част не са маркирани библиотеки, то всички библиотеки могат да правят заявки към съответния доставчик.
След приключване на работата ни в този прозорец, кликнете бутона OK  и ALEPH500 ще ви върне към прозореца Vendor List.	
7.		След регистриране или актуализиране на данните на доставчиците, кликнете бутона Close от прозореца Vendor List. С това работата ви по въвеждане на данни за доставчици е приключила.