ИНСТРУКЦИЯ ЗА ВЪВЕЖДАНЕ
НА БИБЛИОГРАФСКИ ДАННИ ЗА ЕДНОТОМНА КНИГА ПРИ РЕТРОКОНВЕРСИЯ НА КАТАЛОЗИТЕ НА СПЕЦИАЛНИТЕ БИБЛИОТЕКИ НА ПНЗ В
ALEPH500, ПРИ РАБОТА С КЛИЕНТСКИ СОФТУЕР OFF-LINE

Важни забележки: 
1.	Преди започване на работния ден, отговорникът по проекта изтрива файловете от директория C:Al500>Catalog>Doc:
От deck top на компютъра кликнете два пъти върху иконата Windows Explorer. Отваря се прозорецът, който ни дава информация за файловата структура на компютъра. Кликнете върху диск (C:) от лявата страна на прозореца. От дясната страна на прозореца се виждат съществуващите директории на диск (C:). Кликнете два пъти последователно върху директория Al500>Catalog>Doc. Маркирайте файловете в поддиректория Doc, като кликнете върху първия файл, после натиснете бутона Shift от клавиатурата и кликнете едновременно върху последния файл. След маркиране на файловете, натиснете бутона Delete. Появява се прозорец, който ви пита “Are you sure you want to send these n files to Recycle Bin?” (Сигурни ли сте, че искате да пратите тези n файла в кошчето?) Необходимо е да кликнете върху бутона Yes и файловете са изтрити.
2.	След края на работния ден, отговорникът по проекта копира файловете от директория C:Al500>Catalog>Doc в специално създадената за целта директория със следния формат: 
–	Основна директория с име – кода на библиотеката ASLnn
–	Поддиректория с име – дата, в която е извършено каталогизирането във формат yymmdd (година, месец, ден)
От deck top на компютъра кликнете два пъти върху иконата Windows Explorer. Отваря се прозорецът, който ни дава информация за файловата структура на компютъра. Кликнете върху диск (C:) от лявата страна на прозореца. От дясната страна на прозореца се виждат съществуващите директории на диск (C:). Кликнете два пъти последователно върху директория Al500>Catalog>Doc. Маркирайте файловете в поддиректория Doc, като кликнете върху първия файл, после натиснете бутона Shift от клавиатурата и кликнете едновременно върху последния файл. След маркиране на файловете, кликнете върху иконата Copy . След извършване на тази процедура кликнете отново върху диск (C:) от лявата страна на прозореца. От дясната страна на прозореца се виждат съществуващите директории на диск (C:). Кликнете два пъти последователно върху директория Al500>ASLnn. След това кликнете върху опцията File, намираща се в горния десен ъгъл на прозореца. Появява се падащо меню, от което трябва да изберете опцията NEW. Появява се падащо меню, от което трябва да изберете опцията Folder. От дясната страна на прозореца се появява нова директория, която трябва да именувате с формат yymmdd (година, месец, ден). Натискате бутона Enter от клавиатурата и директорията е създадена. Кликнете два пъти върху новосъздадената директория. След това кликнете върху иконата Paste . Копирането на файловете е извършено.
3.	Файловете се пренасят на дискета или се изпращат по e-mail в ЦБ на БАН по предварително създаден график и във формат – поддиректория (yymmdd)>NEWnnn.mrc 
От deck top на компютъра кликнете два пъти върху иконата Windows Explorer. Отваря се прозорецът, който ни дава информация за файловата структура на компютъра. Кликнете върху диск (C:) от лявата страна на прозореца. От дясната страна на прозореца се виждат съществуващите директории на диск (C:). Кликнете два пъти последователно върху директория Al500>ASLnn. Появяват се всички директории, които имат имена на дните, през които сте работили. 
•	Ако искате да пренесете на дискета файлове в ЦБ на БАН, маркирайте набелязаните директориите, като кликнете върху първата директория, после натиснете бутона Shift от клавиатурата и кликнете едновременно върху последната директория. След маркиране на директориите, кликнете върху иконата Copy . След това кликнете върху 3½ Floppy (A:) от лявата страна на прозореца, като предварително сте заредили дискета за запис. Кликнете върху иконата Paste . Информацията е прехвърлена върху дискетата.
•	Ако искате да изпратите файловете по e-mail в ЦБ на БАН е необходимо да изпратите набелязаните директории като Attach файлове. Начинът, по който се извършва това, зависи от софтуера, който използвате за електронна поща и затова тук може да получите индивидуални разяснения в ЦБ на БАН.

Важни забележки, които се отнасят до нанасянето на допълнителни данни върху топографските фиши на библиотечните документи при ретроконверсия на каталозите: 
1.	На гърба на топографския фиш се отбелязва с молив датата, в която е извършено каталогизирането във формат yymmdd (година, месец, ден) и номера на файла, в който е каталогизиран библиографски библиотечния документ (yymmdd)>NEWnnn.mrc. След регистриране на сървъра на библиографския запис тези данни се изтриват.
2.	След регистриране на сървъра на библиотечния документ, в горния ляв ъгъл на топографския фиш с химикал се вписва уникалния баркод.

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Cataloging.	
2.		За да извършите каталогизация на желания библиотечен документ е необходимо първо да проверите дали съществува библиографски запис на този документ. Имате възможност да го потърсите като:
–	От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Internet Explorer 
–	Появява се прозореца на MS Internet Explorer. В полето Address изпишете www.cl.bas.bg След зареждане на home-page на Централната библиотека на БАН, кликнете върху хиперлинка On-line catalog of Central Library of BAS
–	Появява се home-page на on-line каталога. От главното меню или от основната част на страницата кликнете върху хиперлинка Browse
–	Появява се страницата CL of BAS - Browse an Alphabetical Index. Попълнете полето “Type word or phrase:” като изпишете дума или фраза от заглавието на библиотечния документ. Кликнете върху бутона Go, разположен в дясната част на полето
–	Появява се резултатът от извършеното търсене - Browse List: Titles. 
Ако в списъка намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който сте подготвили за библиографско каталогизиране е необходимо:
–	Да кликнете върху хиперлинка на библиографските данни на библиотечния документ в колона Entry. Библиотечният документ се появява във формата Brief View-Table. В последната, най-дясна колона на таблицата (Location) е представен списъкът на библиотеките, които притежават библиотечния документ: 
a	Ако в този списък има информация за притежанието на библиотечния документ от библиотеката, фонда на която каталогизирате, е необходимо да кликнете върху хиперлинка в първа колона на таблицата (#). Появява се страницата Full View of Record. Кликнете върху хиперлинка Catalog card. От страницата Catalog card може да черпите информация и за инвентария номер на библиотечния докумет. Ако той съвпада с каталогизирания от Вас документ е необходимо да нанесете в горния десен ъгъл на топографския фиш баркода на документа (от Standard формата да кликнете върху съответния holding (1) и да уточните баркода), с което ретроконверсията на библиотечния документ е завършила и връщате топографския фиш на мястото му.
b	Ако в този списък няма информация за притежанието на библиотечния документ от библиотеката, фонда на която каталогизирате, това означава, че той не е регистриран в базата данни на ALEPH500 и е необходимо топографския фиш да се представи в ЦБ на БАН за попълване на необходимата информация в административната база данни, модул Item.
Ако не намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате е необходимо да продължите със стъпка 3.	
3.		Необходимо е да направите пълно библиографско каталогизиране. Това става като:
–	кликнете върху File>Open template или натиснете едновременно клавиши Ctrl+A или кликнете върху иконата 
–	Появява се прозореца List of ASC01’s Templates and Local Templates in Directory C:/… От лявата страна на прозореца се виждат готовите Template, а от дясната – preview на маркирания Template. След като изберете от списъка необходимия Ви Template (за библиографско каталогизиране на еднотомна книга на кирилица – chit_book_cyr.mrc и съответно на латиница –chit_book_lat.mrc), кликнете върху бутона Open и Template ще се отвори
–	Попълнене готовата форма съгласно Англоамериканските правила за описание - 2
–	След приключване на библиографското каталогизиране, за да съхраните информацията на локалния компютър е необходимо да кликнете върху File>Save on local drive или да кликнете върху иконата 
–	За да затворите така попълнената форма е необходимо да кликнете върху иконата  в горния десен ъгъл на формата. Появява се прозореца ALEPH Catalog с въпрос Record number 0 (NEWnnn.MRC) has been changed and will be saved locally but the changes have not been saved on the server. Continue anyway? (Запис номер 0 (NEWnnn.MRC) е променен и ще бъде съхранен локално, но промените няма да бъдат съхранени на сървъра. Да продължа ли?) Необходимо е да кликнете върху бутона Yes. Попълнената форма е съхранена върху твърдия диск на локалния компютър.	
4.		Излизането от клиентското приложение става като след запазване на информацията и затваряне на всички отворени форми се кликне върху иконата .