ИНСТРУКЦИЯ ЗА РЕТРОСПЕКТИВНО ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ ЗА 
ПЕРИОДИЧНО ИЗДАНИЕ
В ALEPH500

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Cataloging.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		За да извършите каталогизация на желания библиотечен документ е необходимо първо да проверите дали съществува библиографски запис на този документ. Имате възможност да го потърсите като:
–	кликнете върху Search от Main menu, а след това върху Scan или Find или
–	кликнете върху иконите за Scan  или Find 
Ако намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате продължете със стъпка 5. Обърнете внимание, че не бива да пропускате попълването на поле KDF, което при ретроконверсията на периодичните издания не се попълва от отдел “Индексиране на библиотечни документи”.
Ако не намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате е необходимо да продължите със стъпка 4.	
4.		Необходимо е да направите пълно библиографско описание. Това става като:
–	кликнете върху File>Open template или натиснете едновременно клавиши Ctrl+A или кликнете върху иконата 
–	Появява се прозореца List of ASC01’s Templates and Local Templates in Directory C:/… От лявата страна на прозореца се виждат готовите Template, а от дясната – preview на съответния маркиран Template. След като маркирате необходимия Ви Template, кликнете върху бутона Open и Template ще се отвори
След приключване на библиографското описание Save на сървъра, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC01 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се клика върху бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и BIB record се Save на сървъра.
Обърнете внимание, че не бива да пропускате попълването на поле KDF, което при ретроконверсията на периодичните издания не се попълва от отдел “Индексиране на библиотечни документи”.	
5.		След извършване на пълно библиографско описание на библиотечния документ е необходимо да продължите работата си в Serial module. Това става като кликнете върху иконата  от ALEPH Application toolbar и Serial module ще се отвори. В модула е необходимо да кликнете върху иконата . Отваря се Subscription List of Record №…
За да попълните формата Subscription Information Form е необходимо да кликнете върху бутона Add. Тя се попълва по следния начин:
1. Subscription info (1):
–	Sub-library – падащо меню
–	From date – дата, от която абонамента е валиден
–	To date – дата, до която абонамента е валиден
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, продължете да работите по начина описан по-долу. При втория случай е необходимо да направите поделен абонамент. Това става като попълните полета From date/To date в зависимост от регистрирането на съответната книжка от периодичното издание. Например, ако първа книжка се регистрира на 12 март, то полето From date трябва да се попълни 01.01.2002, а полето To date – 31.03.2002. Данните за Sub-library да се редактират, ако това е необходимо. За данните свързани с Collection, Call Number Type, Call Number и т.н. следвайте инструкцията по-долу. При регистрирането на втора книжка е необходимо да попълните следващия период на поделения абонамент и т.н. 
–	Item Status – падащо меню, като се указва какъв ще е режима на ползване на Item от периодичното издание
–	Collection – не се попълва
–	Call Number Type – попълва се в HOL записа.
–	Call Number – попълва се в HOL записа
–	2nd Call Number Type – падащо меню. По всяка вероятност опцията тип втора сигнатура за сега няма да бъде използвана
–	2nd Call Number – падащо меню. По всяка вероятност опцията втора сигнатура за сега няма да бъде използвана
–	Vendor code – ASL49
–	Order no. – не се попълва
–	Vendor order no. – не се попълва
–	Delivery type – C
–	Hol Link – връзката с HOL record – описана в стъпка 6. 
2.Subscription Info (2) – не се попълва
Клика се върху бутона Update и Subscription Information Form се Save на сървъра.	
6.		Следващата ни стъпка е да допълните и най-вече да свържете Subscription Information Form с адекватния HOL record.
За да свържем Subscription Information Form с адекватния за нея нов HOL record
За това е необходимо следното:
–	от прозореца Subscription List of Record №…кликнете върху бутона Retrieve HOL. Появява се прозореца  List of Holdings records. Кликнете върху единствения активен бутон Create New. ALEPH500 автоматично създава HOL record, който се индентифицира с кода на Sub-library. След това е необходимо да кликвате върху бутона Edit. Отваря се прозореца на HOL record. В поле 852 вмъкнете подполе $j като там изпишете сигнатурата на библиотечния документ, транслитерирана според AACR2 и без шпации (интервали), като се използва, при нужда, за разделител само малко тире -. След приключване на HOL описанието Save на сървъра, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC01 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се клика върху бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и HOL record се Save на сървъра. Затваряте прозореца и се връщате в модула Serial Control.
–	от прозореца Subscription List of Record №…кликнете отново върху бутона Modify. Ще видите, че в полето Hol Link ALEPH500 автоматично е попълнен. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Subscription List of Record №…,където виждаме, че избрания от нас Item в колоната Hol no. има присвоен HOL record със съответния HOL number.	
7.		След като сме попълнили Subscription Information Form и сме я свързали с адекватния HOL record е необходимо да опишем годишна публикационна схема на периодичното издание. Това се извършва по 2 начина:
1. чрез попълването на Publication Schedule Form – този метод се използва за прости публикационни схеми, при които няма изключения. Не е подготвен начин, чрез който да се изписват автоматично имената на месеците. 
2. чрез използването на ALEPH 853/853X метод – този метод позволява разписването на по-сложни публикационни схеми, с каквито в същност се сблъсквате ежедневно. Подготвен е начин, чрез който се изписват автоматично имената на месеците, сезоните и разширения на редните числителни имена в зависимост от основния език, регистриран в поле 008/35-37. Този метод позволява по-прецизно фиксиране на очакваната дата на публикуване и оттам по-коректно дефиниране на деня за изпращане на еветуална рекламация. Освен това са подготвени 32 Templates, които обхващат модели за по-често срещаните публикационни схеми. Заглавието на Templates подсказва периодичността на изданието. Освен това, когато гледате Preview в дясната част на прозореца List of ASC50’s Templates and Local Templates…можете да се ориентирате, кой Template за какъв тип публикационна схема е, като прочетете бележката от tag 590 $$a 
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, продължете да работите по начина, описан по-долу. При втория случай е необходимо регистрирането на книжките в Publication Schedule of Record №... да става чрез попълване на Issue Form за всяка отделна книжка.	
8.		Попълването на Publication Schedule Form става по следния начин:
–	кликнете върху опцията Window от Main menu, след това изберете Publication Schedule window
–	кликнете върху иконата .
Появява се прозореца Publication Schedule of Record №... Кликнете върху бутона Sched. Form. Появява се формата Publication Schedule Form, която се попълва по следния начин:
1.Information
–	Year (Chrono. i) – попълнете годината за един публикационен цикъл, като задължително формата е yyyy (напр. 2002). Обърнете внимание, ако година не присъства като идентификация на периодичното издание, попълнете със символа ^.
–	Volume (Enum. a) – попълнете номерацията на първия том, който идва за горепосочената годината в библиотеката. Обърнете внимание, ако том не присъства като идентификация на периодичното издание, попълнете със символа ^.
–	Issue No. (Enum. b) – попълнете номерацията на първата книжка, който идва от горепосочения том в библиотеката – цифрите трябва да са арабски. Обърнете внимание, ако книжка не присъства като идентификация на периодичното издание, попълнете със символа ^.
–	Part (Enum. c) – попълнете с част от тома или книжката, ако периодичното издание е организирано по този маниер
–	Issue date – дата на публикуване на книжката. 
–	New volume every – попълнете празните полета, следвайки следните примери – нов том всеки 6 М (месеца), нов том всяка 1 Y (година) 
–	New issue every – попълнете празните полета, следвайки следните примери – нова книжка всеки 2 W (седмица), нова книжка всеки 1 М (месец) 
–	No. issues per vol. – колко броя книжки съставят един том
–	No. issues per cycle – колко броя книжки са необходими, за да започне номерирането на книжките от 1 и номерационния цикъл да е завършен. Например: при периодичните издания, които излизат всеки месец и след 12 книжка номерирането започва отново от 1 книжка, стойността в това поле трябва да бъде 12. Ако номерацията на периодичното издание е продължаваща, т.е. започва от 1 до безкрайност, попълнете с code 999.
–	Description – попълнете с текст, който да се появява в Description полето на Item record. Използват се следните placeholders (символи) 
$Y – за година
$V – за том
$I – за книжка
$D – за дата
$N – за текст от 2.Issues Text от Publication Schedule Form
Например: записа Vol. $V, no. $I, ($Y). в Description полето, от прозореца Publication Schedule of Record №... записа ще се вижда по следния начин: Vol. 3, no. 2, (2002)
Обърнете внимание, че символа $N се изпозва, за да се вижда текста, попълнен в полетата на 2. Issue Text.
–	Note – бележки, свързани с публикационната схема на периодичното издание
2. Issues Text
–	Issue 1
–	Issue 2
–	Issue 3
–	Issue 4
–	Issue 5
–	Issue 6
–	Issue 7
–	Issue 8
–	Issue 9
–	Issue 10
–	Issue 11
–	Issue 12
–	Issue 13
–	Issue 14
–	Issue 15
–	Issue 16
–	Issue 17
–	Issue 18
–	Issue 19 и т.н. до Issue 24
Полетата се попълват с текст, който искате да се вижда в описателната част (Description field) на Item record вместо номерата на съответните книжки. Напр. ако периодично издание, което излиза на тримесечие сте попълнили:
Issue 1 Jan-Mar
Issue 2 Apr-Jun
Issue 3 Jul-Sep
Issue 4 Oct-Dec
а в Description полето на 1.Information от Publication Schedule Form сте попълнили Vol. $V, no. $I ($N $Y), от прозореца Publication Schedule of Record №... записа ще се вижда по следния начин: Vol. 1, no. 2, (Apr-Jun 2002)
Ако не сте попълнили правилно формата бутона Continue е неактивен.
Ако сте попълнили правилно формата, кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви отваря прозореца Preview Publication Schedule. От него имате възможност да видите дали начина, по който сте описали публикационната схема на периодичното издание е по начина, по който желаете. Ако не ви удоволетворява, кликнете върху бутона Cancel. ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №... и за да поправите записа си трябва да кликнете върху бутона Sched. Form и да направите корекции в Publication Schedule Form.
Ако начина, по който виждате публикационната схема на периодичното издание от прозореца Preview Publication Schedule ви удоволетворява, кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №..., като са видни полета, които описват публикационната схема на периодичното издание.
Обърнете внимание, при случаи на комбинирани книжки (например, когато сме описали в публикационната схема, че ще пристигнат 3 и 4 книжка от дадено заглавие, но идва една книжка 3/4) се действа по следния начин:
–	от прозореца Publication Schedule of Record №... маркирайте книжка 3 и кликнете върху бутона Delete. Появява се прозореца Delete Confirmation с въпрос Deleting the Schedule will erase all of it related issues. Are you sure you want to delete? Кликвате върху бутона Yes. Книжка 3 е изтрита. Целта е да не се изпращат автоматични рекламации за книжка 3.
–	от прозореца Publication Schedule of Record №... маркирайте книжка 4 и кликнете върху бутона Modify. Появява се формата Issue Form, попълването на която ще разгледаме подробно по-долу. В работен лист 2.Enumeration & Chronology в поле Issue Number поправяме номерацията на книжката от 4 на 3/4 и в работен лист 1.Information в поле Description поправяме от no. 4  на no.3/4. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №...където имате възможност да видите новото състояние на реалната публикационна схема на периодичното издание.
Обърнете внимание, при случаи на книжки, които са допълнения към друга книжка или специални или извъредни издания се действа по следния начин:
–	от прозореца Publication Schedule of Record №... кликнете върху бутона Add Issue. Появява се формата Issue Form, попълването на която ще разгледаме подробно по-долу. Попълването става, като се има предвид, че за да се спази последователността на номерацията е необходимо да се използва десетична точка към номера на книжката, към която е приложение описваната книжка. Например, ако разглежданата книжка е приложение към 4 книжка е необходимо да попълним нейната номерация като 4.1 в поле Issue Number.
–	Не забравяйте да промените Issue date, за да не се инициализира автоматичното рекламиране.
След попълване на формата кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №...където имате възможност да видите новото състояние на реалната публикационна схема на периодичното издание.	
9.		Използването на ALEPH 853/853X метод става по следния начин:
–	изберете периодичното издание, по описания по-горе начин (стъпка 15)
–	необходимо е да се направи ADM record. Това става по два начина:
1-ви начин – от Navigation Window for Admin Record №...кликнете върху бутона Update ADM. Появява се прозореца Update ADM Record. Тук имате възможност да прибавяте, редактирате и триете редове. Като кликнете върху бутона Edit line или Add line се появявя формата Edit/Add Line. Попълването става по следния начин:
–	Tag – попълвате с номера на tag
–	Contents – попълвате със съдържанието на подполетата. Обърнете внимание, че всеки ред е едно поле от записа и подполетата се бележат с $$.
Като кликнете върху бутона Delete, полето се изтрива.
Този метод има по-ограничени възможности, тъй като няма възможност да се използват Templates, помощ за всяко поле, падащи менюта, готови форми за попълване, проверяващи програми и т.н.
2-ри начин – от Navigation Window for Admin Record №...кликнете върху бутона Catalog ADM. ALEPH500 ви отваря автоматично Cataloging module и ADM record.
За да попълните адекватно ADM record е необходимо първо да изберете най-подходящия за вас Template. Това става по следния начин:
–	Кликнете върху опцията Edit от Main menu, след това изберете Expand from Template или използвайте функционални клавиши Ctrl+E. Появява се прозореца List of ADM50’s Templates and Local Templates … Подготвени са 32 Templates, които обхващат модели за по-често срещаните публикационни схеми. Заглавието на Templates подсказва периодичността на изданието. Освен това, когато гледате Preview в дясната част на прозореца List of ASC50’s Templates and Local Templates…можете да се ориентирате, кой Template за какъв тип публикационна схема е, като прочетете бележката от tag 590 $$a
–	След като сте избрали необходимия за вашия случай Template кликнете върху бутона Open. Отваря се работния лист за писане на ADM record.
При писането на ADM record е необходимо да имате познания за MARC21 Concise Format for HOLDING DATA. Приложението му в ALEPH500 е доста специфично. 
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ – МНОГО ВАЖНО
За описание на годишната публикационна схема на периодичното издание се използва предимно поле 853, където се описват caption (думи, фрази или абревиатури, които дефинират начина, по който едно периодично издание се разделя на части – томове, книжки, части и т.н.) и поле 853Х, в което трябва да бъдат описани в абсолютно същите подполета ($$a, $$b, $$c, $$d, $$e, $$f, $$g, $$i, $$j, $$k, $$l) стойностите на първия библиотечен документ (Item) (първа книжка) дошъл в библиотеката, от който започва описанието на годишната публикационната схема на периодичното издание.
В поле 853Х не се използват $$u, $$v, $$w, $$y, $$8.
САМО в поле 853Х се използва $$3, където се попълва датата на първата книжка от годишната публикационна схема на периодичното издание. Тя трябва да е съставена от 8 знака със следния формат – yyyymmdd – т.е. 4 знака за година, след това 2 знака за месец и 2 знака за ден.
В ALEPH500 853 поле  се използва за записване на думи, фрази или абревиатури, които описват хронологията, номерацията, кодове за описание на публикационната схема и специфична пунктуация. Първите 8 подполета представляват думи, фрази или абревиатури, които се използват за дефиниране на номерационното ниво на периодичното издание: 
–	подполе а – 1 ниво на номерация – обикновено v. (том) В поле 853Х ще попълним със стойността на първа книжка или по всяка вероятност 1. Обърнете внимание, ако нивото не присъства в периодичното издание, подполето се попълва със символа ^. В поле 853Х също стойността ще бъде ^. 
–	подполе b – 2 ниво на номерация – обикновено no. (номер на книжка) В поле 853Х ще попълним със стойността на първа книжка. Например, ако публикуването започва с v.4:no.7, то ще попълним в 853__$$av.$$bno. , а в 853X__$$a4 $$b7. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко b-та, правят едно a) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r). Например, тримесечно периодично издание, на което всеки том започва с първа книжка, а всеки том се състои от 4 книжки, трябва да се представи в тези подполета по следния начин $$u4$$vr. Обърнете внимание, ако нивото не присъства в периодичното издание, подполето се попълва със символа ^. В поле 853Х също стойността ще бъде ^. 
–	подполе c – 3 ниво на номерация – обикновено part (част). В поле 853Х ще попълним със стойността на първа книжка. Например, ако публикуването започва с v.12:no.6:pt.1, то ще попълним в 853__$$av.$$bno.$$cpt., а в 853X__$$a12 $$b6$$c1. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко c-та, правят едно b) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r). Например, периодично издание, което излиза по следната годишна публикационна схема – 2 части правят една книжка и 8 книжки, съставят един том. Трябва да приложим метода 853/853Х, както следва:
853      $$a v. $$b no. $$u 8 $$v r $$c pt. $$u 2 $$v r
853X   $$a 12 $$b 1 $$c 1
–	подполе d – 4 ниво на номерация – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко d-та, правят едно c) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r). 
–	подполе e – 5 ниво на номерация – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко e-та, правят едно d) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r).
–	подполе f – 6 ниво на номерация – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко f-а, правят едно e) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r).
–	подполе g – 1 ниво на алтернативна (успоредна на основната) номерация. В ALEPH500 се използва само за продължаваща номерация и затова не необходимо да се попълват съответно подполе u или подполе v. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако имате тримесечно периодично издание, което има двойна номерация (при едната номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво, а при другата – номерацията е продължаваща, независимо от по-високото ниво). Годишната публикационна схема започва с v.1:no.1=no.1, следващия том започва с v.2:no.1=no.5. В последния пример номер 1 в v.2:no.1 илюстрира случая, при който номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво; номер 5 в =no.5 илюстрира случая, при който номерацията е продължаваща, независимо от по-високото ниво. Начина, по който публикационна схема на това периодично издание ще се изглежда в Publication Schedule window е:
Описание                  Очаквана дата на публикуване
(Description)              (Issue date)
v.1:no.1=no.1             01/01/1998
v.1:no.2=no.2             04/01/1998
v.1:no.3=no.3             07/01/1998
v.1:no.4=no.4             10/01/1998
v.2:no.1=no.5             01/01/1999
v.2:no.2=no.6             04/01/1999
v.2:no.3=no.7             07/01/1999
v.2:no.4=no.8             10/01/1999
За да изглежда по този начин е необходимо да попълните полета 853/853Х по следния начин:
853 $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$g =no. $$w q
853X $$a 1 $$b 1 $$g 1 $$3 19980101
Обърнете внимание, с цел изразяване на числителни редни, можете да използвате знака + , след което знака ^ в подполе 853, което ще добави текст към числото. Например:
$$a +^series^
ще се вижда в Publication Schedule window като 1st series, 2nd series и т.н.
думи, фрази или абревиатури, които се използват за дефиниране на хронологичното ниво (календарна част) на периодичното издание:
–	подполе i – 1 ниво на хронология – обикновено year. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако публикуването започва с v.1 (1998) ще попълним хронологическото ниво по следния начин 853__$$iyear, съответното 853Х__$$i1998. Обърнете внимание, ако нивото не присъства в периодичното издание, подполето се попълва със символа ^. В поле 853Х също стойността ще бъде ^.
–	подполе j – 2 ниво на хронология – обикновено month. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако публикуването започва с v.3:no.2(1998:June) ще попълним хронологическото ниво по следния начин 853__$$iyear$$jmonth съответното 853Х__$$i1998$$j06 (06 за месец юни).
–	подполе k – 3 ниво на хронология – обикновено day. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако публикацията започва с v.1:no.1(1998:Jan.15) ще попълним хронологическото ниво по следния начин 853__$$iyear$$jmonth$$kday съответното 853Х__$$i1998$$j01$$k15.
–	подполе l – 4 ниво на хронология – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х.
подполета, които се използват САМО в 853 поле:
–	подполе u – дефинира броя от библиотечни документи, които съставят следващото по-високо ниво на номерация. Обърнете внимание, това поле трябва да се повтаря за всяко подполе на номерационното ниво с изключение на подполета a и g. Цифрата в подполе u трябва да е равна на подполе w – честота на публикуване. В случаите на комбинирани книжки (например, когато сме описали в публикационната схема, че ще пристигнат 3 и 4 книжка от дадено заглавие, но идва една книжка 3/4) е необходимо да регистрирате по-голямата цифра (т.е. 4 от горепосочения пример).
–	подполе v – дефинира последователността на номерацията. Обърнете внимание, това поле трябва да се повтаря за всяко подполе на номерационното ниво с изключение на пополета a и g. Валидните кодове са:
c – дефинира годишна публикационна схема на периодичното издание, при която номерацията е продължаваща
r – дефинира годишна публикационна схема на периодичното издание, при която номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво
–	подполе w – дефинира честотата на публикуване на приодичното издание, т.е. интервала между изданията и това поле Обърнете внимание, това поле трябва да присъства при всеки запис. Полето единствено дефинира точната дата на публикуване на всяка книжка, освен ако това е направено в подполе y. Датата на публикуване на първата книжка от съответната година се дефинира в подполе 3 на поле 853Х.
Код      Описание                   Интервал
(Code) (Description)1             (Interval)
a           Annual                         1 година
b           Bimonthly                    2 месеца
          c + $$y Semiweekly                  Два пъти в седмицата
d           Daily                            1 ден
e           Biweekly                      2 седмици (14 дни)
f            Semiannual                  6 месеца
g           Biennial                        2 години
h           Triennial                       3 години
i + $$y  Three times a week      Три пъти в седмицата
j + $$y  Three times a month    Три пъти в месеца
m          Monthly                       1 месец
q           Quarterly                      3 месеца
s            Semimonthly               Два пъти в месеца (1-вият ден се               
                                                  специфицира в 853Х подполе3 и 
                                                  вторият е след 14 дни)
t            Three times a year        4 месеца
w          Weekly                         1 седмица
Обърнете внимание, честотата на публикуване на периодичното издание или кодираните стойности в подполе w трябва да са равни или по-високи от цифрите, с които се номерират реално публикуваните книжки. С други думи, ако периодичното издание се публикува 8 пъти годишно, на всеки 2 месеца плюс януари и юли, е необходимо да впишете в подполе w кода ежемесечник или m, а в подполе y е възможно да се специфицират липсващите в публикационната схема книжки.
–	подполе y – дефинира регулярността (пълнотата) на публикационната схема на периодичното издание, в зависимост от дефиницията дадена му в подполе w. Обърнете внимание, подполе y е задължително за периодични издания, чийто запис притежава подполе w със стойности c, i и j или когато полето е попълнено с число.
Подполе y се състои от три елемента, подредени в следния формат:
< Publication code>< Chronology code definition>< Chronology code>
          1 знак                    1 знак                                  няма ограничения
1. Publication code – дефинира липсата или публикуването на отделна книжка на периодичното издание. Валидните стойности са:
о – липса на публикация
p – публикувано
2. Chronology code definition – валидните стойности са:
d – за ден, изразен с цифра
D – за ден, изразен като част от седмицата – например понеделник
m – за месец
s – за сезон
3. Chronology code(s) – 
- ако сте използвали d – за ден, изразен с цифра в Chronology code definition, то в Chronology code частта, за да изразите деня, в който изданието излиза или не излиза е необходимо да дефинирате с цифри месеца и деня. Например, ако искате да изразите 8 март, трябва да изпишете 0308.
- ако сте използвали D – за ден, изразен като част от седмицата е необходимо да знаете, че кодовете на дните от седмицата са:
0 – за неделя
1 – за понеделник
2 – за вторник
3 – за сряда
4 – за четвъртък
5 – за петък
6 – за събота
- ако сте използвали m – за месец, трябва да попълните цифрите на месеците. Например 01-12
- ако сте използвали s – за сезон попълнете със стандартните за случая кодове:
21 – пролет – март-май
22 – лято – юни-юли
23 – есен – септември-ноември
24 – зима – декември-февруари
Обърнете внимание, многократните chronology codes се отделят със запетая (,). Комбинираните книжки се отделят с коса черта(/).
Например:
подполе y                          обяснение
pm04,08,12                         Публикува се през месеци април, август и 
                                            декември
ps21,23                               Публикува се през пролетта и есента
pd0101,0115,0201, [etc.]   Публикува се на 1-ви януари, 15-ти януари, 
                                           15 февруари (и т.н.)
om06,12                             Изданието не излиза през месеци юни и  
                                           декември 
os24                                   Изданието не излиза през зимата
od0615,1215                      Изданието не излиза на 15 юни и 15 декември
oD0,6                                 Изданието не излиза в неделя и събота
pm03,06,09/12                   Публикува се през месеци март, юни и
                                           септември/декември (комбинирана книжка)
–	подполе 8 – използва се за дефиниране на номерационно начало на нова публикационна схема – подробно обяснение – виж по-долу в Пример за едновременно използване на подполе 3 от поле 853Х и подполе 8 от поле 853.
подполе, което се използва САМО в 853Х поле:
–	подполе 3 – дефинира датата на първата книжка от публикационната схема на периодичното издание. Датата трябва да се състои от 8 знака със следния формат – yyyymmdd – т.е. 4 знака за година, след това 2 знака за месец и 2 знака за ден.
Например: За да може периодично издание да изглежда по този начин в Publication Schedule window:
Описание                            Очаквана дата на публикуване
(Description)                       (Issue date)
v.1:no.1(1998:Spring)         03/15/1998
v.1:no.2(1998:Summer)      06/15/1998
v.1:no.3(1998:Autumn)       09/15/1998
v.1:no.4(1998:Winter)        12/15/1998
трябва да попълните 853/853Х по следния начин:
853    $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$i ((year): $$j (season)) $$w q
853X $$a 1 $$b 1 $$i 1998 $$j 21 $$3 19980315
Обърнете внимание, че от датата, с която е попълнено подполе 3 ще се генерира публикационна дата на всяка следваща книжка.
Пример за едновременно използване на подполе 3 от поле 853Х и подполе 8 от поле 853:
Ако трябва да опишем периодично издание, на което публикационната схема се променя от 1 книжка на шестмесечие и започва с v.1:no.1(2000:Jan.) на 1 книжка на тримесечие и започва с v.3:no.1(2002:Jan.), то полета 853/853Х трябва да бъдат попълнени по следния начин:
853 $$a v. $$b :no. $$u 2 $$v r $$i ((year): $$j (month)) $$w f
853X $$a 1 $$b 1 $$i 2000 $$j 01 $$3 20000101
853 $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$i ((year): $$j (month)) $$w q $$8 3
Обърнете внимание, че попълнената стойност в подполе 8 на поле 853 дава указание на ALEPH500 да създаде нова публикационна схема, която да се базира на тази стойност. В случая това е цифрата 3, която сочи том 3 като начало на новата схема – 1 книжка на тримесечие.
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ – МНОГО ВАЖНО
За ALEPH500 от изключително значение са три ключови подполета:
•	подполе3 – на поле 853Х – попълнено със стойността на годината, която бележи началото на годишната публикационната схема на периодичното издание
•	подполе а – на поле 853 – попълнено със стойността на тома на периодичното издание
•	подполе b – на поле 853 – попълнено със стойността на книжката на периодичното издание
Тези подполета са натоварени със следните много важни функции:
•	в OPAC сортирането на периодичните издания се извършва по тях
•	задължително трябва да се въведе информация за тези три подполета в LKR полето, за да се извърши връзката между един библиографски запис с Item на друг библиографски запис, което става при аналитичното описание на периодични сборници с монографично описание.
След като попълните ADM record Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC50 with system number…Continue? Change Cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и ADM record се Save на сървера.
След като сте save ADM record е необходимо да видите как изглежда записа ви в Serial module, като кликнете върху иконата  от ALEPH Application toolbar. Тук имате възможност да намерите периодичното издание като:
–	кликнете върху Serial Administration от Main Menu, а след това Get record by Find или Get record by Scan
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или .
След като намерите търсеното от вас заглавие, изберете го и ще се появият 2 прозореца. Единият е Publication Schedule of Record №… Кликнете върху бутона Sched. Form. Отваря се прозореца Preview Publication Schedule. От него имате възможност да видите дали начина, по който сте описали публикационната схема на периодичното издание е по начина, по който желаете. Ако не ви удоволетворява, върнете се в Cataloging module като кликнете върху иконата  от ALEPH Applications Toolbar. Поправете записа, отново save на сървера и отново се върнете в Serial module, за да проверете дали ви удовлетворява начина, по който изглежда в Preview Publication Schedule.
Ако начина, по който виждате публикационната схема на периодичното издание от прозореца Preview Publication Schedule ви удоволетворява, кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №..., като са видни книжките, които съставят гадишната публикационна схема на периодичното издание.
След като сте направили публикационната схема на периодичното издание, затворете ADM record и Cataloging module. 	
10.		Продължаваме да работим в Serial module, в прозореца Publication Schedule of Record №... В него имате възможност да редактирате, добавяте и изтривате книжки. Като кликнете върху бутоните Modify, Add Issue или Duplicate се появява Issue Form. Попълването на Issue Form се налага, за да се отразят изключенията от публикационната схема на периодичното издания. 
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, само при случаи на изключения от публикационната схема се попълва Issue Form. При втория случай е необходимо регистрирането да стане само чрез попълване на Issue Form, както е описано по-долу.
Попълването на Issue Form става по следния начин:
1. Information
–	SICI Code – за сега не се използва
–	Issue date – дата на публикуване на книжката
–	Description – обикновено това поле е попълнено автоматично, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че тук не можете да използвате никакви placeholders (символи), всичко се изписва ръчно
–	Pages – брой страници на книжката
–	Note – бележки свързани с книжката
2. Enumeration & Chronology
–	Volume – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответния том, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че ако периодичното издание се идентифицира чрез годината, а не чрез тома е необходимо да попълните полето със знака ^ 
–	Issue Number – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната книжка, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че ако периодичното издание няма книжка е необходимо да попълните полето със знака ^
–	Part – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната част, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
–	Enumeration D – ако периодичнното издание има повече от 3 нива на хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра
–	Enumeration E – ако периодичнното издание има повече от 4 нива на хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра
–	Enumeration F – ако периодичнното издание има повече от 5 нива на хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра
–	Enumeration G – ако периодичнното издание има алтернативна хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра за първо ниво
–	Enumeration H – ако периодичнното издание има алтернативна хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра за второ ниво
–	Year – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната година, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че ако периодичното издание се идентифицира чрез тома, а не чрез годината е необходимо да попълните полето със знака ^
–	Chronological J – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответния месец (сезон), като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
–	Chronological K – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответния ден, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
–	Chronological L – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната седмица, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
След като попълните формата кликнете бутона Update и ALEPH500 ще ви върне към прозореца Publication Schedule of Record №..., за да видите новия или редактиран запис по друг начин.	
11.		След детайлното описване на годишната публикационна схема на периодичното издание е необходимо да регистрирате книжките в библиотеката. Това става като маркирате книжката, която регистрирате и кликнете върху бутона Arrive. Появява се  Issue Form, за да имате възможност за евентуални допълнителни корекции и попълване на броя на страниците. След допълненията, които сте направили във формата, кликнете върху бутона Update. Появява се прозореца Issue Arrival Confirmation с текст Uncheck arrival of all copies if you want to check in one copy of this issue. Check arrival of all copies if you want to check in all copies of this issue и опция, която по подразбиране е маркирана с текст Confirm Arrival of all copies. В случая имате възможност да проверите и регистрирате наведнъж всички екземпляри от една книжка на едно и също заглавие от различни абонаменти. ALEPH500 ви пита дали искате да направите това едновременно. Ако оставите опцията немаркирана и кликнете бутона Yes, ще е необходимо да регистрирате поединично всяка книжка. Ако оставите маркирана опцията и кликнете върху бутона Yes, ALEPH500 ще отвори последователно, принадлежащата за всеки екземляр Item Arrival Form. Формата се попълва по следния начин:
•	Barcode – автоматично попълнен
•	Arrival date – дата на регистриране – изписвате годината на регистрация в ЦБ на БАН
•	Location – автоматично попълнен
•	Second Location – за сега не се използва
•	Pages – попълнете с броя страници на книжката
•	OPAC note – бележка, която искате да бъде прочетена в OPAC
•	Librarian note – бележка само за библиотекарите
•	Check-in note – автоматично попълнена с бележката от Subscription Information form.
След попълване на формата кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №..., където е видно, че книжката или книжките са пристигнали.
На всяко ниво на регистриране на книжките е възможно да кликнете върху бутона Stop от прозореца Issue Arrival Confirmation, за да прекъснете процеса на check-in на пристигналите екземпляри (Items) на една и съща книжка.
Обърнете внимание, едновременно с процеса на регистриране на книжката се извършва регистрирането и на Item. 	
12.		След това кликнете върху иконата . Появява се прозореца Items of Record…Тук можете да направите справка за всички книжки от периодичното издание, които са изписани с черни букви, а очакваните книжки са с червени букви. Като маркирате дадена книжка и кликнете върху бутона Modify, ще се отвори попълнената Item Form на разглежданата от вас книжка и вие ще имате възможността да проверите и еветуално да коригирате попълнените от ALEPH500 данни. Ако сте направили корекции, кликнете бутона Update и ALEPH500 ще ви върне на прозореца Items of Record…Ако не сте направили никакви корекции, а само сте отворили формата за справка, кликнете върху бутона Cancel и ALEPH500 ще ви върне на прозореца Items of Record…
В Item Form е необходимо да бъдат евентуално редактирани или добавени:
•	Material Type – ако е различен от ISSUE
•	Inventory Number – инвентарен номер – изпишете инвентарния номер на библиотечния документ, транслитериран според AACR2 и без шпации (интервали), като се използва за разделител вместо / малко тире -.
•	Inventory Date – дата на инвентиране – изписвате годината на регистрация в ЦБ на БАН
•	Price – цена, според инвентарната документация в лева във формат nn.nn (само цифри, с разделител тачка).
С това ретроспективната регистрация приключва.