ИНСТРУКЦИЯ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА ГОТОВИ БИБЛИОГРАФСКИ ЗАПИСИ 
ОТ БИБЛИОТЕКИ С ИНСТАЛАЦИЯ НА ALEPH500

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>OPAC.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		За да извършите търсене на библиографски запис е необходимо да кликнете върху File от Main menu, след това върху Connect to … и желаната външна база данни, в която да се извърши търсенето. Външните бази данни, с които се свързваме директно чрез клиентски софтуер на ALEPH500 имат означени User name и Password (U/P), след името на библиотеката. При опит за свързване, веднага се появява прозореца Remote Service Error (c1015 1) с текст “Error in user name.” Кликнете върху OK. След това е необходимо е да кликнете с десния клавиш на мишката върху иконата , която се намира в долния десен ъгъл на екрана. Появява се меню, от което избираме с кликване с левия клавиш на мишката опцията “Login as another user”:

Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета с User name и Password, които са изписани след името на библиотеката, с PC-server-а, на която искаме да се свържем. 
Налага се отново да кликнете върху File от Main menu, след това върху Connect to … и желаната външна база данни, в която да се извърши търсенето. Появява се прозореца Transfer File, който ни дава информация за трансферирането на конфигурационните файлове върху клиентския софтур на PC-то, на което работите.
След това имате възможност да търсите като:
–	кликнете върху Search от Main menu, а след това върху Scan или Find или
–	кликнете върху иконите за Scan  или Find 
Ако не намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате е необходимо да продължите да търсите в друга външна база или да следвате сътветната инструкция за въвеждане на данни в ALEPH 500.
Ако намерите повече от пет библиографски записи, които съответстват на търсенето, което сте задали се появява прозореца Brief list. Имате възможност да го разгледате. Подробно записите може да разгледате един по един като маркирате интересуващия Ви запис и кликнете върху бутона Full.
Ако намерите библиографския запис, който съответства на библиографските данни на библиотечния документ, който въвеждате се появява прозореца, които Ви дава възможност да видите записа в 5 формата: MARC Public view, Catalog card, MARC tags, Name Tags и Print. Ако записа Ви удоволетворява кликнете върху File от Main menu, след това върху Catalog record. ALEPH 500 Ви прехвърля автоматично в модула Cataloging.	
4.		В модула Cataloging се появява прозореца Remote Service Error (c1015 1) с текст “Error in user name.” Кликнете върху OK. Появява се прозореца ALEPH Catalog, със съобщение “Record was last update by a higher level cataloger. Your changes will not be saved on the server.” Кликнете върху бутона OK и библиографския запис се отваря.	
5.		След отварянето на библиографския запис е необходимо да кликнете върху File от Main menu, след това върху Duplicate record или да използвате комбинацията от клавиши Ctrl + N. Появява се прозореца Select Library. Избирате ASC01-BIB Library и кликнете върху бутона OK. Библиографкият запис, който виждате е записа, върху който можете да редактирате. За да можете да направите това е необходимо да се свържете се нашата библиотека като кликнете върху File от Main menu, след това върху Connect to … и ASC01-BIB Library. При опит за свързване, веднага се появява прозореца Remote Service Error (c1015 1) с текст “Error in user name.” Кликнете върху OK. След това е необходимо е да кликнете с десния клавиш на мишката върху иконата , която се намира в долния десен ъгъл на екрана. Появява се меню, от което избираме с кликване с левия клавиш на мишката опцията “Login as another user”:

Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета с Вашия User name и Password. Така вече можете да започнете редактирането на библиографския запис.	
6.		Подготвени са 3 автоматични услуги за подпомагане на редакцията на библиографските записи. Кликнете върху Edit от Main menu, а след това върху Fix record. Появява се прозореца Choose Fixing Routine:
•	Update Fixed Field – подменя знака “-“ с “^” в полетата с фиксирана дължина;
•	Update BOOK Fields – изтрива излишните полета от библиографския запис, съобразно подготвените Templates за книги.
•	Update SERIALS Fields – изтрива излишните полета от библиографския запис, съобразно подготвените Templates за периодични издания.	
7.		След автоматичната редакция на библиографския запис, можете да се подпомогнете при редакцията, като кликнете върху Edit от Main menu, а след това върху Expand from template или да използвате комбинацията от клавиши Ctrl + E. Появява се прозореца List of ASC01’s Templates and Local Templates in Directory C:\Aleph… От лявата страна на прозореца се виждат готовите Template, а от дясната – preview на съответния маркиран Template. След като маркирате необходимия Ви Template, кликнете върху бутона Open. След приключване на библиографското описание Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC01 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и BIB record се Save на сървера.