ИНСТРУКЦИЯ ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ ЗА 
ПЕРИОДИЧНО ИЗДАНИЕ
В ALEPH500

Бележка: Преди да се направи каквато и да е поръчка (Order) е необходимо да е извършена следната предварителна работа:
1.	Да е дефиниран списък от валути (List of currencies), което се извършва в Administration module.
2.	Да е дефиниран списък от доставчици (List of Vendors), което се извършва или в Administration module или в Acquisition module.

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Acquisition.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		За да създадете нова поръчка (Order), кликнете върху Orders от Main Menu, а след това Quick Catalog. Появява се прозореца Catalog Record, в който имате възможност да направите кратко библиографско описание на библиотечния документ (Item). Задължителни полета са:
–	Status (mandatory) – tag STA $$a, което трябва да се попълни със задължителна стойност SUPPRESSED. 
–	Title (mandatory) – tag 245 $$a, което трябва да се попълни със заглавието на библиотечния документ. 
След това кликнете върху OK бутона. Появява се прозореца Order List of Admin Record…Кликнете върху единствения активен бутон Add. Появява се прозореца Order Type. Кликнете върху Serial>OK. Ще се появи прозореца Order Form ...	
4.		Ако имате вече създадени поръчки (Orders), имате възможност да ги намерите като:
–	кликнете върху Orders от Main Menu, а след това Index или Get record by Find или Get record by Scan или Order number
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или  или  или . 
След като намерите търсения от Вас Order, изберете го и ще се появи прозореца Order List of Admin Record…	
5.		Ако създавате нова поръчка (Order) трябва да попълните Order Form:
1. Order Information:
–	Order number (1) – попълва се автоматично
–	Order number (2) и Order number (2) - засега не се използват
–	Order status – падащо меню
–	Order ISBN/ISSN
–	Order group – падащо меню
–	Open date – попълва се автоматично
–	Status date – попълва се автоматично
–	Order date – попълва се автоматично, когато Order status е SV – Sent to Vendor
–	Material type - падащо меню
–	Sub-library - падащо меню
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, продължете да работите по начина, описан по-долу. При втория случай е необходимо да заложите условно библиотеката, която поръчва и плаща абонамента на 
периодичното издание, в общия случай това е ЦБ на БАН (ASL49), след което да продължите да работите по начина, описан по-долу. 
•	Acquisition method - падащо меню
–	Borrower ID – падащо меню
–	Send directly – опция за маркиране
–	Borrower name – попълва се автоматично
 Последните три опции се използват при случаи на поръчки от читател
–	Library note – ако имате такива
2. Vendor
–	Vendor code – падащо меню
–	Vendor name – попълва се автоматично
–	Vendor reference – попълва се, ако доставчика има специален номер
–	Vendor note – бележка свързана с доставчика
–	Order delivery type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Letter type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Delivery type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Send letter by – попълва се в зависимост от поле Letter type
–	Rush - кликвате само, ако желаете да обозначите, че поръчката е много спешна
–	Subscription start – дата, на която започва да тече абонаментния период 
–	Subscription end – дата, на която завършва абонаментния период
–	Budget cycle – дефинира се цикъла на годишния бюджет, ако се използва бюджетен контрол
–	Renewal date – дата на подновяване на абонамента или неговото отказване
3. Quantity and Price
–	Number of units – брой абонамента (в повечето случаи е един)
–	Unit price – цена на един абонамента по цена на доставчика
–	Total price – автоматично се попълва след кликване на бутона Refresh
–	Quantity note – бележки свързане с броя поръчани екземпляри
–	Currency – падащо меню (попълвате валутата, с която ще плащате на Vendor)
–	List price – цена във валутата на доставчика, която се попълва автоматично от Vendor Information>2.Account полето Currency1. Ако има дефинирани Currency2, Currency3 или Currency4 можете да попълните полето от падащо меню
–	Terms sigh (+/-) – стойност + (при необходимост от заплащане на някакава такса или друго задължение) или – (при отсъпка от цената). Ако не използвате тази опция – оставете полето непопълнено
–	Terms percent – стойност на отстъпката или таксата в проценти, като формата е 000.00
–	Final price – изчислява се от ALEPH500
–	Local price – изчислява се от ALEPH500
–	Price note – бележки свързани с цената
–	Encumber budget – за сега не използваме тази възможност.
След попълване на Order Form, кликнете върху бутона OK и ако не сте попълнили правилно Order Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено.
Ако сте попълнили формата правилно, тя ще бъде записана на сървера и ALEPH500 ще Ви върне отново към Order List of Admin Record…, където виждате записа си под друга форма.	
6.		Ако не създавате нова поръчка (Order), а искате само да допопълните или поправите вече попълнена Order Form е необходимо да кликнете бутона Modify от прозореца Order List of Admin Record…и ще имате тази възможност.	
7.		След като сте създали успешно поръчка (Order) е необходимо да я свържете с фактурата (Invoice) или нов Line Item, с която тя е платена. Кликнете върху бутона Invoice. Ще се появи прозореца Invoice List of Order ... При регистриране на нов Invoice е активен само бутона New. Кликнете върху него и ще се появи прозореца Invoice Number. Попълнете го с номера на фактурата или при случаи на липса на фактура, използвайте номера на Order без разширението CLBAS. Кликнете OK и ще се появи формата Line Item.	
8.		Попълвано на формата Line Item става по следния начин:
–	Vendor code – автоматично е попълнен
–	Invoice number – автоматично е попълнен
–	List (Estimated) price – автоматично е попълнен от Quantity & Price от Order Form
–	Net amount – сумата, както фигурира на фактурата, като стойността е изразена във валутата на доставчика
–	Added amount – вписвате допълнителна сума, ако има такава, изразена във валутата на доставчика
–	Total amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	Local amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	Number of units – автоматично е попълнен от Quantity & Price от Order Form
–	Note – бележка в рамките на 60 символа
–	Debit – по подразбиране тази опция е маркирана. Като правило нашата библиотека работи с дебитни фактури и това вероятно ще е по-често срещания случай
–	Credit – тази опция се попълва, ако фактурата е кредитна
–	Type – автоматично е попълнен като REG – обикновена. Ако фактурата е проформа или депозитна – изберете от падащо меню
–	Status – автоматично е попълнен като REG – обикновен. Ако статуса на фактурата е SUP – приложена – изберете от падащо меню
–	Currency – валутата на доставчика, автоматично е попълнена от вида на валута от Quantity & Price от Order Form
–	Invoice date – дата на фактурата
–	Received date – дата на получаване на фактурата
–	Shipment date – дата на изпращане на фактурата от доставчика
–	Order completely Invoiced – опцията не е активна, защото при периодичните издания никога поръчката не е “Completely Invoiced”, т.е. очакваме още Invoices.
Обърнете внимание, че опцията в Order Form>1.Order Information>Invoice Status “Complete” никога не е маркирана, тъй като винаги очакваме последващи Invoices. Опцията трябва да бъде маркирана, само когато са дошли всички Invoices за периодичното издание. 
След попълване на формата, кликнете OK. Ако не сте попълнили правилно Line Item, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили формата правилно, ще се появяви прозорец Acq Administration със съобщение Could not assign default budgets to Invoice using Order’s encumbrance. Continue? Кликнете Yes. ALEPH500 ни връща на прозореца Invoice List of Order…, където виждате записа си под друга форма.	
9.		Ако искате да допопълните или поправите вече попълнен Line Item е необходимо да кликнете бутона Line Item от прозореца Invoice List of Order…и ще имате тази възможност.	
10.		След като сте създали успешно Line Item, който може да представлява част от General Invoice, кликнете върху бутона Gen Inv. Ще се появи прозореца General Invoice & Line Items... Кликнете върху бутона Gen Inv и ще се покаже формата General Invoice Form, която се попълва по следния начин:
1. Invoice:
–	Vendor code – автоматично е попълнен
–	Vendor name – автоматично е попълнен
–	Invoice number – автоматично е попълнен
–	Refers to Invoice – ако има друга General Invoice, която по някакъв начин се отнасят до фактурата, която описваме, изпишете номера на тази фактура тук
–	Type – автоматично е попълнен като REG – обикновена. Ако фактурата е проформа или депозитна – изберете от падащо меню
–	Status – автоматично е попълнен като REG – обикновен. Ако статуса на фактурата е SUP – приложена – изберете от падащо меню
–	Currency – валутата на доставчика, автоматично е попълнена от вида на валута от Quantity & Price от Order Form
–	Explicit ratio – ако не попълните това поле, стойността на валутата ще се изчислява, както е дефинирана в List of Currencies в Administration module. Ако имате изрична уговорка с доставчика за специфичен курс на съответната валута, трябва да изпишете курса тук
–	Net amount – сумата, както фигурира на фактурата, като стойността е изразена във валутата на доставчика
–	Debit – по подразбиране тази опция е маркирана. Като правило нашата библиотека работи с дебитни фактури и това вероятно ще е по-често срещания случай
–	Credit – тази опция се попълва, ако фактурата е кредитна
–	Shipment amount – сума за превоз, ако има такава
–	Invoice date – дата на фактурата
–	Overhead amount – режийни разноски, ако има такива
–	Received date – дата на получаване на фактурата
–	Insurance amount – сума дадена за застраховка, ако има такава
–	Shipment date – дата на изпращане на фактурата от доставчика
–	Discount amount – отстъпка
–	VAT recipient – получател на ДДС, ако има такъв
–	Total amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh. Ако искате да се направи преизчисление (при промяна на горните сумите), трябва да занулите стойността на Total amount и да кликнете отново върху бутона Refresh. ALEPH500 ще направи преизчислението
–	VAT percent – ДДС в проценти
–	Local amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	VAT amount – сума на ДДС
–	Note – бележки в рамките на 60 знака
2. Payment:
–	Payment date – дата, на която е извършено плащането на General Invoice
–	Check number – номер на чека, ако е платено с чек
–	Amount – въведете сумата, която е платена или ще бъде платена
–	Status – падащо меню
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона OK. Ако не сте попълнили правилно General Invoice Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата ALEPH500 ви връща към прозореца General Invoice & Line Item. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Invoice List of Order… Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
11.		Към General Invoice могат да се добавят до 150 line Items (единични фактури за книги), които са от един доставчик. Това става като от Main menu на Acquisition Module изберете опцията General Invoice. Появява се прозорец Select or Create General Invoice. Попълването на полетата става по следния начин:
–	Vendor code – Vendor List Filtered by...
–	Invoice number – падащо меню, от което маркирате необходимата ви General Invoice. Отваря се прозореца General Invoice & Line Item. Кликнете върху Add бутона. Появява се прозореца Order number, където можете да впишете номера на Order или да ползвате падащото меню – Order Index List. След намиране на необходимия Order, кликнете върху бутона Select. И при двата случая ще се отвори формата Line Item, която трябва да попълните. След като попълните General Invoice, която може да бъде съставена, както за един, така и за поредица от библиотечни документи и когато статуса на General Invoice е P – paid, т.е. плащането е извършено, кликваме върху бутона OK.
ALEPH500 ни връща към прозореца General Invoice & Line Item. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Invoice List of Order… Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
12.		След като сме платили General Invoice, сме в пълното си право да очакваме пристигане на библиотечните документи, които сме поръчали и платили. Ако все пак Item не пристига в предвидените срокове, след като са направени или не автоматични рекламации (генерирани от Subscription Information Form>2.Subscription info(2), попълването на която ще разгледаме по-долу) е възможно да пристъпим към ръчно изпращане на рекламация (Claim). Това става като се кликне върху бутона Claims от прозореца Order List of Admin Record… Ако до сега не е пращана рекламация се появява прозорец Send New Claims, който се попълва по следния начин:
–	Claim date – попълва се автоматично
–	Claim text – попълваме с текста на рекламацията
–	Claim letter type – падащо меню с готови писма, от които можем да изберем желания формат
След попълване на полетата, кликнете върху бутона Send. Появява се прозореца List of Claims, който ни дава информация за изпратените до този момет Claims. Ако искаме да отбележим отговорите на Vendor, кликнете върху бутона Replay и ще се появи прозореца Vendor’s Reply, който се попълва по следния начин:
–	Claim text – автоматично попълнен
–	Reply date – автоматично попълнен
–	Vendor reply – пишете или копирате от текста резюме от отговора на Vendor
След попълване на полетата, кликнете върху бутона Update. ALEPH500 ни връща към прозореца List of Claims, който ни дава информация вече както за изпратените до този момет Claims, така и за получените отговори от доставчиците (reply). Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
13.		Ако до сега са пращани рекламации се появява прозореца List of Claims, който ни дава информация за изпратените до този момет Claims. Ако искате да изпратите ръчно извъредна рекламация е необходимо да кликнете върху бутона Send Claims. Появява се прозорец Send New Claims. С неговото попълване и регистрирането на отговорите от Vendor се постъпва по описания по-горе начин.
Обърнете внимание – това е една от възможностите, които дава ALEPH500 за извършвене на рекламации. Те могат да се правят и в Serial module>Items of record №...>Claim	
14.		След пълното попълване на Order, Invoice, General Invoice имате възможност да попълните формата Subscription Information Form, като кликнете върху бутона Copies от Order List of Admin Record…Обърнете внимание, тази форма ЗАДЪЛЖИТЕЛНО трябва да се попълни, изцяло или частично, първо в Acquisition module, а после да се допълва, при нужда, в Serial module. Тя се попълва по следния начин:
1. Subscription info (1):
–	Sub-library – автоматично попълнен, от Order Form
–	From date – дата, от която абонамента е валиден
–	To date – дата, до която абонамента е валиден
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, продължете да работите по начина описан по-долу. При втория случай е необходимо да направите поделен абонамент. Това става като попълните полета From date/To date в зависимост от пристигането на първа книжка от периодичното издание. Например, ако първа книжка пристига на 12 март, то полето From date трябва да се попълни 01.01.2002, а полето To date – 31.03.2002. Данните за Sub-library да се редактират, ако това е необходимо. За данните свързани с Collection, Call Number Type, Call Number и т.н. следвайте инструкцията по-долу. При пристигането на втора книжка е необходимо да попълните следващия период на поделения абонамент. Това става най-лесно в Serial module, като кликнете бутона Modify от прозореца Subscription List of Record №…и т.н., което е описано в 16 стъпка от настоящата инструкция.
–	Item Status – падащо меню, като се указва какъв ще е режима на ползване на Item от периодичното издание
–	Collection – падащо меню
–	Call Number Type – стойността съответства на първи индикатор на tag 852 от HOL format на MARC21 трябва да е 4, ако регистрираме сигнатура на Централната библиотека на БАН. Ако регистрираме сигнатура на специалните библиотеки на ПНЗ, трябва да използваме падащо меню и да изберем опция, подходяща за начина, по който библиотеката съставя сигнатурите си. Обикновено тя е стойност 3 или Superintendent of Documents Classification.
–	Call Number – ако регистрирате Item на Централната библиотека на БАН използвайте падащото меню с броячи, които да ви помогнат да сигнирате периодичното издание. След като изберете подходящия брояч, кликнете върху бутона Refresh и сигнатурата ще бъде присвоена. После тази сигнатура трябва да бъде копирана (copy>paste) в 852 41 $$j на HOL record. Ако регистрирате Item на специалните библиотеки на ПНЗ, напишете сигнатурата направо в HOL record в 852 31 $$h Classification part – изпишете частта от УДК$$i Item part – изпишете поредния номер
–	2nd Call Number Type – падащо меню. По всяка вероятност опцията тип втора сигнатура за сега няма да бъде използвана
–	2nd Call Number – падащо меню. По всяка вероятност опцията втора сигнатура за сега няма да бъде използвана
–	Vendor code – автоматично попълнен
–	Order no. – автоматично попълнен
–	Vendor order no. – номер на поръчката, който е даден от Vendor
–	Delivery type – автоматично попълнен
–	Hol Link – връзката с HOL record може да се извърши само в Serial module, след попълване и save на сървера на Subscription Information Form от Acquisition module. Създаването на HOL record и свързването му в Subscription Information Form ще видите по-долу, където се описана цялостно работата в Serial module.
2.Subscription Info (2):
–	User ID – ID на читател, за когото е направена поръчката. Тук опцията е деинициализирана, но ако действително искате да регистрирате ID на читател, това може да се извърши само в Serial module, след попълване и save на сървера на Subscription Information Form от Acquisition module.
–	Print label – ако маркирате опцията ще бъде принтиран етикет при регистриране на arrival на книжката от периодичното издание – засега няма да използваме тази опция 
–	Send Claims – ако маркирате опцията ще се инициализира автоматичното рекламиране, при нужда
–	First Claim – първа рекламация – попълнете с броя на дните, които предполагате, че ще изминат от публикуването на книжката на периодичното издание до пристигането му в библиотеката
–	Second Claim – втора рекламация – попълнете с броя на дните, които се отброяват след извършване на първата рекламация. След този брой дни ще бъде изпратена втората рекламация
–	Third Claim – трета рекламация – попълнете с броя на дните, които се отброяват след извършване на втората рекламация. След този брой дни ще бъде изпратена третата рекламация
–	Fourth Claim – четвърта рекламация – попълнете с броя на дните, които се отброяват след извършване на третата рекламация. След този брой дни ще бъде изпратена четвъртата рекламация
–	Discard Routine – не се употребява
–	Note – бележка, предназначена за библиотекарите
–	Check-in-note – когато регистрирате arrival на книжката на периодичното издание, съдържанието на тази бележка ще се появи в поле Check-in-note във формата Item Arrival Form
–	Item Statistic – засега тази опция не се употребява
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона Update. Ако не сте попълнили правилно Subscription Information Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата, ALEPH500 ви връща към прозореца Subscription List. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
15.		Оттук нататък е необходимо да продължите работата си в Serial module. Това става като кликнете върху иконата  от ALEPH Application toolbar и Serial module ще се отвори. Тук имате възможност да потърсите регистрираната Subscription Information Form като:
–	кликнете върху Serial Administration от Main Menu, а след това Get record by Find или Get record by Scan
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или .
След като намерите търсеното от вас заглавие, изберете го и ще се появият 2 прозореца. Единият е Publication Schedule of Record №…, а другият (зад него) е Navigation Window for Admin Record №…който можете да изберете за справка по 3 начина:
–	като кликнете върху Title bar на прозореца Navigation Window for Admin Record…
–	като кликнете върху опцията Window от Main Menu, а след това 1. Navigation Window for Admin Record…
–	като кликнете върху иконата .	
16.		Следващата ни стъпка е да допълните и най-вече да свържете Subscription Information Form с адекватния HOL record. Това става като:
–	кликнете върху опцията Window от Main menu, след това изберете Subscription window
–	кликнете върху иконата .
Отваря се прозореца Subscription List of Record №… От него можете да направите справка колко и какви Subscription Information Form са попълнени досега. Ако желаете да допълните някои от тези форми, маркирайте я и кликнете върху бутона Modify. Отваря се Subscription Information Form, в която имате възможност да попълните необходимата допълнителна информация.
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, продължете да работите по начина, описан по-долу. При втория случай е необходимо да маркирате последния регистриран абонамент, да кликнете върху бутона Modify и да редактирате Subscription Information Form съобразно Sub-library, Collection, Call-number type, Call-number и да попълните новите стойности в полета From date/To date. Например, при втора книжка, която пристига на 20 май 2002г. и предишен абонамент е регистриран за периода 01.01.2002 – 31.03.2002 е необходимо да попълните полето From date – 01.04.2002, а полето To date – 31.05.2002. След това кликнете върху бутона Create New и поделения абонамент ще бъде регистриран. Свързването с HOL record се извършите по общия ред.
За да свържем Subscription Information Form с адекватния за нея нов HOL record, съществуват 2 случая:
1. при описание на местонахождението на Subscription Information Form за Централната библиотека на БАН, при което трябва да се сигнира веднага 
2. при описание на местонахождението на Subscription Information Form за специалните библиотеки на ПНЗ, при което трябва да се сигнира допълнително, ако ръководителите на специалните библиотеки ни дадат информация за сигнатурата за съответния Subscription Information Form
При първия случай е необходимо следното:
–	от прозореца Subscription List of Record №… кликнете върху бутона Modify. Появява се попълнената в Acquisition Module Subscription Information Form. Маркирайте с левия бутон на мишката Call Number, след което кликнете с десния бутон на мишката. Появява се падащо меню, от което изберете опцията Copy. След това с левия бутон на мишката кликнете върху бутона Cancel и ALEPH500 ви връща на прозореца Item List of Record…
–	от прозореца Item List of Record… кликнете върху бутона Retrieve HOL. Появява се прозореца  List of Holdings records. Кликнете върху единствения активен бутон Create New. ALEPH500 автоматично създава HOL record, който се индентифицира с кода на Sub-library и Collection 
–	за да регистрирате сигнатурата в HOL record е необходимо да кликнете върху бутона Edit и ALEPH500 ви отваря автоматично Cataloging module и HOL record
–	към tag 852 добавете стойността на индикаторите 41
–	към tag 852 добавете и подполе $$j като или кликнете върху Edit от Main Menu, а след това върху опцията New sub-field или натиснете фунционален клавиш F7. След това кликнете с дестия клавиш на мишката и изберете Paste>Paste. Call Number се копира в полето. Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC60 with system number…Continue? Change Cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което HOL record се Save на сървера. Затваряме HOL record и Cataloging module, при което ALEPH500 ни връща към Serial module и прозореца Subscription List of Record №…
–	от прозореца Subscription List of Record №… кликнете отново върху бутона Modify. Ще видите, че в полето Hol Link ALEPH500 автоматично е попълнен. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Subscription List of Record №…, където виждаме, че избраната от нас Subscription Information Form в колоната Hol no. има присвоен HOL record със съответния HOL number.
При втория случай е необходимо следното:
–	от прозореца Subscription List of Record №…кликнете върху бутона Retrieve HOL. Появява се прозореца  List of Holdings records. Кликнете върху единствения активен бутон Create New. ALEPH500 автоматично създава HOL record, който се индентифицира с кода на Sub-library и еветуално Collection. След това не е необходимо да кликвате върху бутона Edit, защото не сте оторизирани да сигнирате Subscription Information Form на специалните библиотеки на ПНЗ. Просто кликнете върху бутона Close, при което ALEPH500 ни връща към прозореца Subscription List of Record №…
–	от прозореца Subscription List of Record №…кликнете отново върху бутона Modify. Ще видите, че в полето Hol Link ALEPH500 автоматично е попълнен. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Subscription List of Record №…,където виждаме, че избрания от нас Item в колоната Hol no. има присвоен HOL record със съответния HOL number.	
17.		За да допълним вече създаден HOL record е необходимо следното:
–	влезте в Cataloging module като кликнете върху иконата  от ALEPH Applications Toolbar. Отваря се Cataloging module. 
–	намерете, чрез библиографското описание BIB record, като кликнете Search от Main Menu и изберете опциата Scan или Find или можете да кликнете съответно и върху иконите  или 
–	след като намерите библиографското описание BIB record, от Main Menu изберете опцията File>Load HOL record from server или функционални клавиши Ctrl+O. Появява се прозореца Holding list, където имате възможност да видите досега направените HOL record. Те се идентифицират с кода на Sub-library и еветуално Collection. Маркирайте HOL record, който искате да допълните и кликнете върху бутона Edit и ALEPH500 ви отваря автоматично съответния HOL record
–	към tag 852 добавете стойността на индикаторите 31
–	към tag 852 добавете и подполета $$h Classification part – изпишете частта от УДК, $$i Item part – изпишете поредния номер. Това може да стане като или кликнете върху Edit от Main Menu, а след това върху опцията New sub-field или натиснете фунционален клавиш F7. Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC60 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което HOL record се Save на сървера.
–	Затваряме HOL record и можем да считаме, че създадения HOL record е допълнен. 	
18.		След като сме попълнили Subscription Information Form и сме я свързали с адекватния HOL record е необходимо да опишем очакваната годишна публикационна схема на периодичното издание. Това се извършва по 2 начина:
1. чрез попълването на Publication Schedule Form – този метод се използва за прости публикационни схеми, при които няма изключения. Не е подготвен начин, чрез който да се изписват автоматично имената на месеците. Този метод е значително по-ограничен като възможности и приложение. Освен това формата приема само нови публикационни схеми, т.е. в рамките на сега регистрирания абонамент, а не ретроспективно.
2. чрез използването на ALEPH 853/853X метод – този метод позволява разписването на по-сложни публикационни схеми, с каквито в същност се сблъсквате ежедневно. Подготвен е начин, чрез който се изписват автоматично имената на месеците, сезоните и разширения на редните числителни имена в зависимост от основния език, регистриран в поле 008/35-37. Този метод позволява по-прецизно фиксиране на очакваната дата на публикуване и оттам по-коректно дефиниране на деня за изпращане на еветуална рекламация. Освен това са подготвени 32 Templates, които обхващат модели за по-често срещаните публикационни схеми. Заглавието на Templates подсказва периодичността на изданието. Освен това, когато гледате Preview в дясната част на прозореца List of ASC50’s Templates and Local Templates…можете да се ориентирате, кой Template за какъв тип публикационна схема е, като прочетете бележката от tag 590 $$a 
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, продължете да работите по начина, описан по-долу. При втория случай е необходимо регистрирането на книжките в Publication Schedule of Record №... да става чрез попълване на Issue Form за всяка отделна книжка, което подробно е описано в 21 стъпка на настоящата инструкция.	
19.		Попълването на Publication Schedule Form става по следния начин:
–	кликнете върху опцията Window от Main menu, след това изберете Publication Schedule window
–	кликнете върху иконата .
Появява се прозореца Publication Schedule of Record №... Кликнете върху бутона Sched. Form. Появява се формата Publication Schedule Form, която се попълва по следния начин:
1.Information
–	Year (Chrono. i) – попълнете годината за един публикационен цикъл, като задължително формата е yyyy (напр. 2002). При нужда, имате възможност да използвате тиренце или наклонена черта, когато дадена периодичност започва в началото на една година и завършва в края на другата (напр. 2002/2003 или 1997-1998). Обърнете внимание, ако година не присъства като идентификация на периодичното издание, попълнете със символа ^.
–	Volume (Enum. a) – попълнете номерацията на първия том, който идва за горепосочената годината в библиотеката. Обърнете внимание, ако том не присъства като идентификация на периодичното издание, попълнете със символа ^.
–	Issue No. (Enum. b) – попълнете номерацията на първата книжка, който идва от горепосочения том в библиотеката – цифрите трябва да са арабски. Обърнете внимание, ако книжка не присъства като идентификация на периодичното издание, попълнете със символа ^.
–	Part (Enum. c) – попълнете с част от тома или книжката, ако периодичното издание е организирано по този маниер
–	Issue date – дата на публикуване на книжката. Ако не сте сигурни в точността на датата, регистрирайте я грубо, за да може да се извършват автоматичните рекламации
–	New volume every – попълнете празните полета, следвайки следните примери – нов том всеки 6 М (месеца), нов том всяка 1 Y (година) 
–	New issue every – попълнете празните полета, следвайки следните примери – нова книжка всеки 2 W (седмица), нова книжка всеки 1 М (месец) 
–	No. issues per vol. – колко броя книжки съставят един том
–	No. issues per cycle – колко броя книжки са необходими, за да започне номерирането на книжките от 1 и номерационния цикъл да е завършен. Например: при периодичните издания, които излизат всеки месец и след 12 книжка номерирането започва отново от 1 книжка, стойността в това поле трябва да бъде 12. Ако номерацията на периодичното издание е продължаваща, т.е. започва от 1 до безкрайност, попълнете с code 999.
–	Description – попълнете с текст, който да се появява в Description полето на Item record. Използват се следните placeholders (символи) 
$Y – за година
$V – за том
$I – за книжка
$D – за дата
$N – за текст от 2.Issues Text от Publication Schedule Form
Например: записа Vol. $V, no. $I, ($Y). в Description полето, от прозореца Publication Schedule of Record №... записа ще се вижда по следния начин: Vol. 3, no. 2, (2002)
Обърнете внимание, че символа $N се изпозва, за да се вижда текста, попълнен в полетата на 2. Issue Text.
–	Note – бележки, свързани с публикационната схема на периодичното издание
2. Issues Text
–	Issue 1
–	Issue 2
–	Issue 3
–	Issue 4
–	Issue 5
–	Issue 6
–	Issue 7
–	Issue 8
–	Issue 9
–	Issue 10
–	Issue 11
–	Issue 12
–	Issue 13
–	Issue 14
–	Issue 15
–	Issue 16
–	Issue 17
–	Issue 18
–	Issue 19 и т.н. до Issue 24
Полетата се попълват с текст, който искате да се вижда в описателната част (Description field) на Item record вместо номерата на съответните книжки. Напр. ако периодично издание, което излиза на тримесечие сте попълнили:
Issue 1 Jan-Mar
Issue 2 Apr-Jun
Issue 3 Jul-Sep
Issue 4 Oct-Dec
а в Description полето на 1.Information от Publication Schedule Form сте попълнили Vol. $V, no. $I ($N $Y), от прозореца Publication Schedule of Record №... записа ще се вижда по следния начин: Vol. 1, no. 2, (Apr-Jun 2002)
Ако не сте попълнили правилно формата бутона Continue е неактивен.
Ако сте попълнили правилно формата, кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви отваря прозореца Preview Publication Schedule. От него имате възможност да видите дали начина, по който сте описали публикационната схема на периодичното издание е по начина, по който желаете. Ако не ви удоволетворява, кликнете върху бутона Cancel. ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №... и за да поправите записа си трябва да кликнете върху бутона Sched. Form и да направите корекции в Publication Schedule Form.
Ако начина, по който виждате публикационната схема на периодичното издание от прозореца Preview Publication Schedule ви удоволетворява, кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №..., като са видни полета, които описват публикационната схема на периодичното издание.
Обърнете внимание, при случаи на комбинирани книжки (например, когато сме описали в публикационната схема, че ще пристигнат 3 и 4 книжка от дадено заглавие, но идва една книжка 3/4) се действа по следния начин:
–	от прозореца Publication Schedule of Record №... маркирайте книжка 3 и кликнете върху бутона Delete. Появява се прозореца Delete Confirmation с въпрос Deleting the Schedule will erase all of it related issues. Are you sure you want to delete? Кликвате върху бутона Yes. Книжка 3 е изтрита. Целта е да не се изпращат автоматични рекламации за книжка 3.
–	от прозореца Publication Schedule of Record №... маркирайте книжка 4 и кликнете върху бутона Modify. Появява се формата Issue Form, попълването на която ще разгледаме подробно по-долу. В работен лист 2.Enumeration & Chronology в поле Issue Number поправяме номерацията на книжката от 4 на 3/4 и в работен лист 1.Information в поле Description поправяме от no. 4  на no.3/4. Кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №...където имате възможност да видите новото състояние на реалната публикационна схема на периодичното издание.
Обърнете внимание, при случаи на книжки, които са допълнения към друга книжка или специални или извъредни издания се действа по следния начин:
–	от прозореца Publication Schedule of Record №... кликнете върху бутона Add Issue. Появява се формата Issue Form, попълването на която ще разгледаме подробно по-долу. Попълването става, като се има предвид, че за да се спази последователността на номерацията е необходимо да се използва десетична точка към номера на книжката, към която е приложение описваната книжка. Например, ако разглежданата книжка е приложение към 4 книжка е необходимо да попълним нейната номерация като 4.1 в поле Issue Number.
–	Не забравяйте да промените Issue date, за да не се инициализира автоматичното рекламиране.
След попълване на формата кликнете върху бутона Update и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №...където имате възможност да видите новото състояние на реалната публикационна схема на периодичното издание.	
20.		Използването на ALEPH 853/853X метод става по следния начин:
–	изберете периодичното издание, по описания по-горе начин (стъпка 15)
–	необходимо е да се направи ADM record. Това става по два начина:
1-ви начин – от Navigation Window for Admin Record №...кликнете върху бутона Update ADM. Появява се прозореца Update ADM Record. Тук имате възможност да прибавяте, редактирате и триете редове. Като кликнете върху бутона Edit line или Add line се появявя формата Edit/Add Line. Попълването става по следния начин:
–	Tag – попълвате с номера на tag
–	Contents – попълвате със съдържанието на подполетата. Обърнете внимание, че всеки ред е едно поле от записа и подполетата се бележат с $$.
Като кликнете върху бутона Delete, полето се изтрива.
Този метод има по-ограничени възможности, тъй като няма възможност да се използват Templates, помощ за всяко поле, падащи менюта, готови форми за попълване, проверяващи програми и т.н.
2-ри начин – от Navigation Window for Admin Record №...кликнете върху бутона Catalog ADM. ALEPH500 ви отваря автоматично Cataloging module и ADM record.
За да попълните адекватно ADM record е необходимо първо да изберете най-подходящия за вас Template. Това става по следния начин:
–	Кликнете върху опцията Edit от Main menu, след това изберете Expand from Template или използвайте функционални клавиши Ctrl+E. Появява се прозореца List of ADM50’s Templates and Local Templates … Подготвени са 32 Templates, които обхващат модели за по-често срещаните публикационни схеми. Заглавието на Templates подсказва периодичността на изданието. Освен това, когато гледате Preview в дясната част на прозореца List of ASC50’s Templates and Local Templates…можете да се ориентирате, кой Template за какъв тип публикационна схема е, като прочетете бележката от tag 590 $$a
–	След като сте избрали необходимия за вашия случай Template кликнете върху бутона Open. Отваря се работния лист за писане на ADM record.
При писането на ADM record е необходимо да имате познания за MARC21 Concise Format for HOLDING DATA. Приложението му в ALEPH500 е доста специфично. 
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ – МНОГО ВАЖНО
За описание на годишната публикационна схема на периодичното издание се използва предимно поле 853, където се описват caption (думи, фрази или абревиатури, които дефинират начина, по който едно периодично издание се разделя на части – томове, книжки, части и т.н.) и поле 853Х, в което трябва да бъдат описани в абсолютно същите подполета ($$a, $$b, $$c, $$d, $$e, $$f, $$g, $$i, $$j, $$k, $$l) стойностите на първия библиотечен документ (Item) (първа книжка) дошъл в библиотеката, от който започва описанието на годишната публикационната схема на периодичното издание.
В поле 853Х не се използват $$u, $$v, $$w, $$y, $$8.
САМО в поле 853Х се използва $$3, където се попълва датата на първата книжка от годишната публикационна схема на периодичното издание. Тя трябва да е съставена от 8 знака със следния формат – yyyymmdd – т.е. 4 знака за година, след това 2 знака за месец и 2 знака за ден.
В ALEPH500 853 поле  се използва за записване на думи, фрази или абревиатури, които описват хронологията, номерацията, кодове за описание на публикационната схема и специфична пунктуация. Първите 8 подполета представляват думи, фрази или абревиатури, които се използват за дефиниране на номерационното ниво на периодичното издание: 
–	подполе а – 1 ниво на номерация – обикновено v. (том) В поле 853Х ще попълним със стойността на първа книжка или по всяка вероятност 1. Обърнете внимание, ако нивото не присъства в периодичното издание, подполето се попълва със символа ^. В поле 853Х също стойността ще бъде ^. 
–	подполе b – 2 ниво на номерация – обикновено no. (номер на книжка) В поле 853Х ще попълним със стойността на първа книжка. Например, ако публикуването започва с v.4:no.7, то ще попълним в 853__$$av.$$bno. , а в 853X__$$a4 $$b7. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко b-та, правят едно a) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r). Например, тримесечно периодично издание, на което всеки том започва с първа книжка, а всеки том се състои от 4 книжки, трябва да се представи в тези подполета по следния начин $$u4$$vr. Обърнете внимание, ако нивото не присъства в периодичното издание, подполето се попълва със символа ^. В поле 853Х също стойността ще бъде ^. 
–	подполе c – 3 ниво на номерация – обикновено part (част). В поле 853Х ще попълним със стойността на първа книжка. Например, ако публикуването започва с v.12:no.6:pt.1, то ще попълним в 853__$$av.$$bno.$$cpt., а в 853X__$$a12 $$b6$$c1. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко c-та, правят едно b) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r). Например, периодично издание, което излиза по следната годишна публикационна схема – 2 части правят една книжка и 8 книжки, съставят един том. Трябва да приложим метода 853/853Х, както следва:
853      $$a v. $$b no. $$u 8 $$v r $$c pt. $$u 2 $$v r
853X   $$a 12 $$b 1 $$c 1
–	подполе d – 4 ниво на номерация – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко d-та, правят едно c) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r). 
–	подполе e – 5 ниво на номерация – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко e-та, правят едно d) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r).
–	подполе f – 6 ниво на номерация – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Ако подполето присъства в ADM record задължително трябва да присъстват подполета u (показва колко f-а, правят едно e) и v (дали номерацията е продължаваща – маркира се с код c или номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво – маркира се с код r).
–	подполе g – 1 ниво на алтернативна (успоредна на основната) номерация. В ALEPH500 се използва само за продължаваща номерация и затова не необходимо да се попълват съответно подполе u или подполе v. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако имате тримесечно периодично издание, което има двойна номерация (при едната номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво, а при другата – номерацията е продължаваща, независимо от по-високото ниво). Годишната публикационна схема започва с v.1:no.1=no.1, следващия том започва с v.2:no.1=no.5. В последния пример номер 1 в v.2:no.1 илюстрира случая, при който номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво; номер 5 в =no.5 илюстрира случая, при който номерацията е продължаваща, независимо от по-високото ниво. Начина, по който публикационна схема на това периодично издание ще се изглежда в Publication Schedule window е:
Описание                  Очаквана дата на публикуване
(Description)              (Issue date)
v.1:no.1=no.1             01/01/1998
v.1:no.2=no.2             04/01/1998
v.1:no.3=no.3             07/01/1998
v.1:no.4=no.4             10/01/1998
v.2:no.1=no.5             01/01/1999
v.2:no.2=no.6             04/01/1999
v.2:no.3=no.7             07/01/1999
v.2:no.4=no.8             10/01/1999
За да изглежда по този начин е необходимо да попълните полета 853/853Х по следния начин:
853 $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$g =no. $$w q
853X $$a 1 $$b 1 $$g 1 $$3 19980101
Обърнете внимание, с цел изразяване на числителни редни, можете да използвате знака + , след което знака ^ в подполе 853, което ще добави текст към числото. Например:
$$a +^series^
ще се вижда в Publication Schedule window като 1st series, 2nd series и т.н.
думи, фрази или абревиатури, които се използват за дефиниране на хронологичното ниво (календарна част) на периодичното издание:
–	подполе i – 1 ниво на хронология – обикновено year. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако публикуването започва с v.1 (1998) ще попълним хронологическото ниво по следния начин 853__$$iyear, съответното 853Х__$$i1998. Обърнете внимание, ако нивото не присъства в периодичното издание, подполето се попълва със символа ^. В поле 853Х също стойността ще бъде ^.
–	подполе j – 2 ниво на хронология – обикновено month. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако публикуването започва с v.3:no.2(1998:June) ще попълним хронологическото ниво по следния начин 853__$$iyear$$jmonth съответното 853Х__$$i1998$$j06 (06 за месец юни).
–	подполе k – 3 ниво на хронология – обикновено day. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х. Например, ако публикацията започва с v.1:no.1(1998:Jan.15) ще попълним хронологическото ниво по следния начин 853__$$iyear$$jmonth$$kday съответното 853Х__$$i1998$$j01$$k15.
–	подполе l – 4 ниво на хронология – рядко се използва. Трябва да попълните подходящия caption в поле 853 и съответната цифра в поле 853Х.
подполета, които се използват САМО в 853 поле:
–	подполе u – дефинира броя от библиотечни документи, които съставят следващото по-високо ниво на номерация. Обърнете внимание, това поле трябва да се повтаря за всяко подполе на номерационното ниво с изключение на подполета a и g. Цифрата в подполе u трябва да е равна на подполе w – честота на публикуване. В случаите на комбинирани книжки (например, когато сме описали в публикационната схема, че ще пристигнат 3 и 4 книжка от дадено заглавие, но идва една книжка 3/4) е необходимо да регистрирате по-голямата цифра (т.е. 4 от горепосочения пример).
–	подполе v – дефинира последователността на номерацията. Обърнете внимание, това поле трябва да се повтаря за всяко подполе на номерационното ниво с изключение на пополета a и g. Валидните кодове са:
c – дефинира годишна публикационна схема на периодичното издание, при която номерацията е продължаваща
r – дефинира годишна публикационна схема на периодичното издание, при която номерирането започва отначало след публикуването на последната част, която прави завършено по-високото ниво
–	подполе w – дефинира честотата на публикуване на приодичното издание, т.е. интервала между изданията и това поле Обърнете внимание, това поле трябва да присъства при всеки запис. Полето единствено дефинира точната дата на публикуване на всяка книжка, освен ако това е направено в подполе y. Датата на публикуване на първата книжка от съответната година се дефинира в подполе 3 на поле 853Х.
Код      Описание                   Интервал
(Code) (Description)1             (Interval)
a           Annual                         1 година
b           Bimonthly                    2 месеца
          c + $$y Semiweekly                  Два пъти в седмицата
d           Daily                            1 ден
e           Biweekly                      2 седмици (14 дни)
f            Semiannual                  6 месеца
g           Biennial                        2 години
h           Triennial                       3 години
i + $$y  Three times a week      Три пъти в седмицата
j + $$y  Three times a month    Три пъти в месеца
m          Monthly                       1 месец
q           Quarterly                      3 месеца
s            Semimonthly               Два пъти в месеца (1-вият ден се               
                                                  специфицира в 853Х подполе3 и 
                                                  вторият е след 14 дни)
t            Three times a year        4 месеца
w          Weekly                         1 седмица
Обърнете внимание, честотата на публикуване на периодичното издание или кодираните стойности в подполе w трябва да са равни или по-високи от цифрите, с които се номерират реално публикуваните книжки. С други думи, ако периодичното издание се публикува 8 пъти годишно, на всеки 2 месеца плюс януари и юли, е необходимо да впишете в подполе w кода ежемесечник или m, а в подполе y е възможно да се специфицират липсващите в публикационната схема книжки.
–	подполе y – дефинира регулярността (пълнотата) на публикационната схема на периодичното издание, в зависимост от дефиницията дадена му в подполе w. Обърнете внимание, подполе y е задължително за периодични издания, чийто запис притежава подполе w със стойности c, i и j или когато полето е попълнено с число.
Подполе y се състои от три елемента, подредени в следния формат:
< Publication code>< Chronology code definition>< Chronology code>
          1 знак                    1 знак                                  няма ограничения
1. Publication code – дефинира липсата или публикуването на отделна книжка на периодичното издание. Валидните стойности са:
о – липса на публикация
p – публикувано
2. Chronology code definition – валидните стойности са:
d – за ден, изразен с цифра
D – за ден, изразен като част от седмицата – например понеделник
m – за месец
s – за сезон
3. Chronology code(s) – 
- ако сте използвали d – за ден, изразен с цифра в Chronology code definition, то в Chronology code частта, за да изразите деня, в който изданието излиза или не излиза е необходимо да дефинирате с цифри месеца и деня. Например, ако искате да изразите 8 март, трябва да изпишете 0308.
- ако сте използвали D – за ден, изразен като част от седмицата е необходимо да знаете, че кодовете на дните от седмицата са:
0 – за неделя
1 – за понеделник
2 – за вторник
3 – за сряда
4 – за четвъртък
5 – за петък
6 – за събота
- ако сте използвали m – за месец, трябва да попълните цифрите на месеците. Например 01-12
- ако сте използвали s – за сезон попълнете със стандартните за случая кодове:
21 – пролет – март-май
22 – лято – юни-юли
23 – есен – септември-ноември
24 – зима – декември-февруари
Обърнете внимание, многократните chronology codes се отделят със запетая (,). Комбинираните книжки се отделят с коса черта(/).
Например:
подполе y                          обяснение
pm04,08,12                         Публикува се през месеци април, август и 
                                            декември
ps21,23                               Публикува се през пролетта и есента
pd0101,0115,0201, [etc.]   Публикува се на 1-ви януари, 15-ти януари, 
                                           15 февруари (и т.н.)
om06,12                             Изданието не излиза през месеци юни и  
                                           декември 
os24                                   Изданието не излиза през зимата
od0615,1215                      Изданието не излиза на 15 юни и 15 декември
oD0,6                                 Изданието не излиза в неделя и събота
pm03,06,09/12                   Публикува се през месеци март, юни и
                                           септември/декември (комбинирана книжка)
–	подполе 8 – използва се за дефиниране на номерационно начало на нова публикационна схема – подробно обяснение – виж по-долу в Пример за едновременно използване на подполе 3 от поле 853Х и подполе 8 от поле 853.
подполе, което се използва САМО в 853Х поле:
–	подполе 3 – дефинира датата на първата книжка от публикационната схема на периодичното издание. Датата трябва да се състои от 8 знака със следния формат – yyyymmdd – т.е. 4 знака за година, след това 2 знака за месец и 2 знака за ден.
Например: За да може периодично издание да изглежда по този начин в Publication Schedule window:
Описание                            Очаквана дата на публикуване
(Description)                       (Issue date)
v.1:no.1(1998:Spring)         03/15/1998
v.1:no.2(1998:Summer)      06/15/1998
v.1:no.3(1998:Autumn)       09/15/1998
v.1:no.4(1998:Winter)        12/15/1998
трябва да попълните 853/853Х по следния начин:
853    $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$i ((year): $$j (season)) $$w q
853X $$a 1 $$b 1 $$i 1998 $$j 21 $$3 19980315
Обърнете внимание, че от датата, с която е попълнено подполе 3 ще се генерира публикационна дата на всяка следваща книжка.
Пример за едновременно използване на подполе 3 от поле 853Х и подполе 8 от поле 853:
Ако трябва да опишем периодично издание, на което публикационната схема се променя от 1 книжка на шестмесечие и започва с v.1:no.1(2000:Jan.) на 1 книжка на тримесечие и започва с v.3:no.1(2002:Jan.), то полета 853/853Х трябва да бъдат попълнени по следния начин:
853 $$a v. $$b :no. $$u 2 $$v r $$i ((year): $$j (month)) $$w f
853X $$a 1 $$b 1 $$i 2000 $$j 01 $$3 20000101
853 $$a v. $$b :no. $$u 4 $$v r $$i ((year): $$j (month)) $$w q $$8 3
Обърнете внимание, че попълнената стойност в подполе 8 на поле 853 дава указание на ALEPH500 да създаде нова публикационна схема, която да се базира на тази стойност. В случая това е цифрата 3, която сочи том 3 като начало на новата схема – 1 книжка на тримесечие.
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ – МНОГО ВАЖНО
За ALEPH500 от изключително значение са три ключови подполета:
•	подполе3 – на поле 853Х – попълнено със стойността на годината, която бележи началото на годишната публикационната схема на периодичното издание
•	подполе а – на поле 853 – попълнено със стойността на тома на периодичното издание
•	подполе b – на поле 853 – попълнено със стойността на книжката на периодичното издание
Тези подполета са натоварени със следните много важни функции:
•	в OPAC сортирането на периодичните издания се извършва по тях
•	задължително трябва да се въведе информация за тези три подполета в LKR полето, за да се извърши връзката между един библиографски запис с Item на друг библиографски запис, което става при аналитичното описание на периодични сборници с монографично описание.
След като попълните ADM record Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC50 with system number…Continue? Change Cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и ADM record се Save на сървера.
След като сте save ADM record е необходимо да видите как изглежда записа ви в Serial module, като кликнете върху иконата  от ALEPH Application toolbar. Тук имате възможност да намерите периодичното издание като:
–	кликнете върху Serial Administration от Main Menu, а след това Get record by Find или Get record by Scan
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или .
След като намерите търсеното от вас заглавие, изберете го и ще се появият 2 прозореца. Единият е Publication Schedule of Record №… Кликнете върху бутона Sched. Form. Отваря се прозореца Preview Publication Schedule. От него имате възможност да видите дали начина, по който сте описали публикационната схема на периодичното издание е по начина, по който желаете. Ако не ви удоволетворява, върнете се в Cataloging module като кликнете върху иконата  от ALEPH Applications Toolbar. Поправете записа, отново save на сървера и отново се върнете в Serial module, за да проверете дали ви удовлетворява начина, по който изглежда в Preview Publication Schedule.
Ако начина, по който виждате публикационната схема на периодичното издание от прозореца Preview Publication Schedule ви удоволетворява, кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №..., като са видни книжките, които съставят гадишната публикационна схема на периодичното издание.
След като сте направили публикационната схема на периодичното издание, затворете ADM record и Cataloging module. 	
21.		Продължаваме да работим в Serial module, в прозореца Publication Schedule of Record №... В него имате възможност да редактирате, добавяте и изтривате книжки. Като кликнете върху бутоните Modify, Add Issue или Duplicate се появява Issue Form. Попълването на Issue Form се налага, за да се отразят изключенията от публикационната схема на периодичното издания. 
Обърнете внимание, при периодичните сборници с монографично описание е необходимо предварително да сте наясно, дали абонаментът се прави за една библиотека или ще има поделен абонамент. При първия случай, само при случаи на изключения от публикационната схема се попълва Issue Form. При втория случай е необходимо регистрирането да стане само чрез попълване на Issue Form, както е описано по-долу.
Попълването на Issue Form става по следния начин:
1. Information
–	SICI Code – за сега не се използва
–	Issue date – дата на публикуване на книжката
–	Description – обикновено това поле е попълнено автоматично, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че тук не можете да използвате никакви placeholders (символи), всичко се изписва ръчно
–	Pages – брой страници на книжката
–	Note – бележки свързани с книжката
2. Enumeration & Chronology
–	Volume – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответния том, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че ако периодичното издание се идентифицира чрез годината, а не чрез тома е необходимо да попълните полето със знака ^ 
–	Issue Number – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната книжка, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че ако периодичното издание няма книжка е необходимо да попълните полето със знака ^
–	Part – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната част, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
–	Enumeration D – ако периодичнното издание има повече от 3 нива на хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра
–	Enumeration E – ако периодичнното издание има повече от 4 нива на хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра
–	Enumeration F – ако периодичнното издание има повече от 5 нива на хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра
–	Enumeration G – ако периодичнното издание има алтернативна хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра за първо ниво
–	Enumeration H – ако периодичнното издание има алтернативна хронология е необходимо да попълните това поле със съответната цифра за второ ниво
–	Year – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната година, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация. Обърнете внимание, че ако периодичното издание се идентифицира чрез тома, а не чрез годината е необходимо да попълните полето със знака ^
–	Chronological J – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответния месец (сезон), като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
–	Chronological K – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответния ден, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
–	Chronological L – обикновено това поле е попълнено автоматично със стойността на съответната седмица, като данните идват от Publication Schedule Form. Когато допълвате специално, допълнително или извънредно издание е необходимо ръчно да въведете необходимата информация
След като попълните формата кликнете бутона Update и ALEPH500 ще ви върне към прозореца Publication Schedule of Record №..., за да видите новия или редактиран запис по друг начин.	
22.		След детайлното описване на годишната публикационна схема на периодичното издание е необходимо да регистрирате пристигането на книжките в библиотеката. Това става като маркирате книжката, чието пристигане искате да регистрирате и кликнете върху бутона Arrive. Появява се  Issue Form, за да имате възможност за евентуални допълнителни корекции и попълване на броя на страниците. След допълненията, които сте направили във формата, кликнете върху бутона Update. Появява се прозореца Issue Arrival Confirmation с текст Uncheck arrival of all copies if you want to check in one copy of this issue. Check arrival of all copies if you want to check in all copies of this issue и опция, която по подразбиране е маркирана с текст Confirm Arrival of all copies. В случая имате възможност да проверите и регистрирате наведнъж всички поръчани екземпляри от една книжка на едно и също заглавие от различни абонаменти. ALEPH500 ви пита дали искате да направите това едновременно. Ако оставите опцията немаркирана и кликнете бутона Yes, ще е необходимо да регистрирате поединично всяка книжка. Ако оставите маркирана опцията и кликнете върху бутона Yes, ALEPH500 ще отвори последователно, принадлежащата за всеки екземляр Item Arrival Form. Формата се попълва по следния начин:
•	Barcode – автоматично попълнен
•	Arrival date – дата на пристигане, автоматично попълнен
•	Location – автоматично попълнен
•	Second Location – за сега не се използва
•	Pages – попълнете с броя страници на книжката
•	OPAC note – бележка, която искате да бъде прочетена в OPAC
•	Librarian note – бележка само за библиотекарите
•	Check-in note – автоматично попълнена с бележката от Subscription Information form.
След попълване на формата кликнете върху бутона Continue и ALEPH500 ви връща към прозореца Publication Schedule of Record №..., където е видно, че книжката или книжките са пристигнали.
На всяко ниво на регистриране на пристигането на книжките е възможно да кликнете върху бутона Stop от прозореца Issue Arrival Confirmation, за да прекъснете процеса на check-in на пристигналите екземпляри (Items) на една и съща книжка.
Обърнете внимание, едновременно с процеса на регистриране на пристигането на книжката се извършва регистрирането и на Item. Т.е., ако правилно сте попълнили Subscription Information Form, Publication Schedule Form и Item Arrival Form не е необходимо да попълвате Item Form, тъй като това е направено автоматично от ALEPH500.	
23.		За да проверите дали това е вярно е необходимо да намерите отново периодичното издание, от което се интересувате по описания по-горе начин, като използвате опциите Find и Browse:
–	кликнете върху Serial Administration от Main Menu, а след това Get record by Find или Get record by Scan
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или .
След като намерите търсеното от вас заглавие, изберете го и ще се появият 2 прозореца. Единият е Publication Schedule of Record №…, а другият (зад него) е Navigation Window for Admin Record №… След това кликнете върху иконата . Появява се прозореца Items of Record…Тук можете да направите справка за всички пристигнали книжки от периодичното издание, които са изписани с черни букви, а очакваните книжки са с червени букви. Като маркирате дадена книжка и кликнете върху бутона Modify, ще се отвори попълнената Item Form на разглежданата от вас книжка и вие ще имате възможността да проверите и еветуално да коригирате попълнените от ALEPH500 данни. Ако сте направили корекции, кликнете бутона Update и ALEPH500 ще ви върне на прозореца Items of Record…Ако не сте направили никакви корекции, а само сте отворили формата за справка, кликнете върху бутона Cancel и ALEPH500 ще ви върне на прозореца Items of Record…	
24.		След като сме въвели всички необходими данни свързани със инициализиране на заявка, обвързването й с фактури, извършването на плащането, регистрирането на абонамента, описване на публикационната схема на периодичното издание, регистрирането на пристигането на съответните книжки и автоматичното създаване на Items e необходимо да направим пълно библиографско описание. Това става като:
–	върху намерения вече BIB record, който е направен в Acquisition module>Quick Catalog, се допълнят необходимите библиографски данни съгласно AACR2 и MARC21. За да направите това , използвайки подготвените за вас Template кликнете върху Edit от Main Menu и изберете опцията Expand from Template или функционални клавиши Ctrl+E. 
–	Появява се прозореца List of ASC01’s Templates and Local Templates in Directory C:/… От лявата страна на прозореца се виждат готовите Template, а от дясната – preview на съответния маркиран Template. След като маркирате необходимия Ви Template, кликнете върху бутона Open и Template ще се отвори, запазвайки информацията попълнена от Acquisition module
–	След приключване на библиографското описание Save на сървера, като кликнете върху бутона . Появява се прозореца Save on Server and Local Drive със съобщение Saving record in Library ASC01 with system number…Continue? Change cataloger level – ако е необходимо се изписва cataloger level. В общия случай се кликва бутона Continue, при което започват да действат проверяващите програми на ALEPH500 и се появява прозореца Record check warnings/errors. Прочетете внимателно тригерите, които се появяват и ако е необходимо да нанесете поправки кликнете върху бутона Cancel и редактирайте записа. Ако това не е необходимо, кликнете върху бутона Override и BIB record се Save на сървера.
ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ – МНОГО ВАЖНО
През целия процес на праване на библиографското описание на библиотечния документ трябва да сте абсолютно сигурни, че BIB record е във формат SE. В това можете да се уверите, като погледнете в горната част на работния ви лист, където има информация за библиотеката, формата, системния номер и локалния номер на записа, в който работите. Това е от изключителна важност за ALEPH500 и за правилното му функциониране.	
25.		Предаването на библиотечните документи става като се променя статуса на Item, напр. от CT – Cataloging на SU – Subject and class. Това се извършва, като от Item module кликнем върху Utilities от Main Menu и изберем опцията Item process status. Появява се прозореца Update Item’s process status.
–	Process status – падащо меню
–	Barcode – изписва се баркода на Item или се прочита с баркод четец
Кликва се върху бутона OK и Process status е променен успешно. Прозорецът не се затваря автоматично и така може да бъде променен Process status на поредица от Item.