ИНСТРУКЦИЯ ЗА ВЪВЕЖДАНЕ НА ДАННИ ЗА 
ПЕРИОДИЧНО ИЗДАНИЕ
В ALEPH500
ПРИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ОБМЕНЕН ПАРТНЬОР

Бележка: Преди да се направи каквато и да е поръчка (Order) е необходимо да е извършена следната предварителна работа:
1.	Да е дефиниран списък от валути (List of currencies), което се извършва в Administration module.
2.	Да е дефиниран списък от доставчици (List of Vendors), което се извършва или в Administration module или в Acquisition module.
При въвеждане на данни за периодично издание в ALEPH500, при изпращането му на обменен партньор, се използва Order Form за да се обозначи какво се изпраща и се попълва Invoice и General Invoice, за да се знае финансовата стойност на периодичното издание. Не се попълва Subscription Form, Publication Schedule и не се създава Items в базата.

Стъпка	Описание	
1.		От Windows Start menu кликнете върху START бутона, след което Programs>Aleph500>Acquisition.	
2.		Появява се прозореца ALEPH Password. Попълнете полета User name и Password.	
3.		За да създадете нова поръчка (Order), кликнете върху Orders от Main Menu, а след това Quick Catalog. Появява се прозореца Catalog Record, в който имате възможност да направите кратко библиографско описание на библиотечния документ (Item). Задължителни полета са:
–	Status (mandatory) – tag STA $$a, което трябва да се попълни със задължителна стойност SUPPRESSED. 
–	Title (mandatory) – tag 245 $$a, което трябва да се попълни със заглавието на библиотечния документ. 
След това кликнете върху OK бутона. Появява се прозореца Order List of Admin Record…Кликнете върху единствения активен бутон Add. Появява се прозореца Order Type. Кликнете върху Serial>OK. Ще се появи прозореца Order Form ...	
4.		Ако имате вече създадени поръчки (Orders), имате възможност да ги намерите като:
–	кликнете върху Orders от Main Menu, а след това Index или Get record by Find или Get record by Scan или Order number
–	Можете да кликнете съответно и върху иконите  или  или  или . 
След като намерите търсения от Вас Order, изберете го и ще се появи прозореца Order List of Admin Record…	
5.		Ако създавате нова поръчка (Order) трябва да попълните Order Form:
1. Order Information:
–	Order number (1) – попълва се автоматично
–	Order number (2) и Order number (2) - засега не се използват
–	Order status – от падащото меню попълнете RSV – Ready to send to vendor
–	Order ISBN/ISSN
–	Order group – от падащото меню попълнете OBM-S – International Exchange (Send) 
–	Open date – попълва се автоматично
–	Status date – попълва се автоматично
–	Order date – попълва се автоматично, когато Order status е SV – Sent to Vendor
–	Material type - падащо меню
–	Sub-library - от падащото меню попълнете ASL52 – International Exchange (IEAP)
•	Acquisition method - падащо меню
–	Library note – попълвате с данни за годината и изпратените книжки
2. Vendor
–	Vendor code – от падащо меню попълвате с кода на обменния партьор 
–	Vendor name – попълва се автоматично
–	Vendor reference – попълва се, ако доставчика има специален номер
–	Vendor note – бележка свързана с доставчика
–	Order delivery type – от падащото меню попълнете LI – List
–	Letter type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Delivery type – попълва се автоматично от Vendor Information формата
–	Send letter by – попълва се в зависимост от поле Letter type
–	Rush - кликвате само, ако желаете да обозначите, че поръчката е много спешна
–	Subscription start – дата, на която започва да тече абонаментния период 
–	Subscription end – дата, на която завършва абонаментния период
–	Budget cycle – дефинира се цикъла на годишния бюджет, ако се използва бюджетен контрол
–	Renewal date – дата на подновяване на абонамента или неговото отказване
3. Quantity and Price
–	Number of units – брой абонамента (в повечето случаи е един)
–	Unit price – цена на един абонамента по цена на доставчика
–	Total price – автоматично се попълва след кликване на бутона Refresh
–	Quantity note – бележки свързане с броя поръчани екземпляри
–	Currency – падащо меню (попълвате валутата, с която ще плащате на Vendor)
–	List price – цена във валутата на доставчика, която се попълва автоматично от Vendor Information>2.Account полето Currency1. Ако има дефинирани Currency2, Currency3 или Currency4 можете да попълните полето от падащо меню
–	Terms sigh (+/-) – стойност + (при необходимост от заплащане на някакава такса или друго задължение) или – (при отсъпка от цената). Ако не използвате тази опция – оставете полето непопълнено
–	Terms percent – стойност на отстъпката или таксата в проценти, като формата е 000.00
–	Final price – изчислява се от ALEPH500
–	Local price – изчислява се от ALEPH500
–	Price note – бележки свързани с цената
–	Encumber budget – за сега не използваме тази възможност.
След попълване на Order Form, кликнете върху бутона OK и ако не сте попълнили правилно Order Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено.
Ако сте попълнили формата правилно, тя ще бъде записана на сървера и ALEPH500 ще Ви върне отново към Order List of Admin Record…, където виждате записа си под друга форма.	
6.		Ако не създавате нова поръчка (Order), а искате само да допопълните или поправите вече попълнена Order Form е необходимо да кликнете бутона Modify от прозореца Order List of Admin Record…и ще имате тази възможност.	
7.		След като сте създали успешно поръчка (Order) е необходимо да я свържете с фактурата (Invoice) или нов Line Item, с която тя е платена. Кликнете върху бутона Invoice. Ще се появи прозореца Invoice List of Order ... При регистриране на нов Invoice е активен само бутона New. Кликнете върху него и ще се появи прозореца Invoice Number. Попълнете го с номера на фактурата или при случаи на липса на фактура, използвайте номера на Order без разширението CLBAS. Кликнете OK и ще се появи формата Line Item.	
8.		Попълвано на формата Line Item става по следния начин:
–	Vendor code – автоматично е попълнен
–	Invoice number – автоматично е попълнен
–	List (Estimated) price – автоматично е попълнен от Quantity & Price от Order Form
–	Net amount – сумата, както фигурира на фактурата, като стойността е изразена във валутата на доставчика
–	Added amount – вписвате допълнителна сума, ако има такава, изразена във валутата на доставчика
–	Total amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	Local amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	Number of units – автоматично е попълнен от Quantity & Price от Order Form
–	Note – бележка в рамките на 60 символа
–	Debit – по подразбиране тази опция е маркирана. Като правило нашата библиотека работи с дебитни фактури и това вероятно ще е по-често срещания случай
–	Credit – тази опция се попълва, ако фактурата е кредитна
–	Type – автоматично е попълнен като REG – обикновена. Ако фактурата е проформа или депозитна – изберете от падащо меню
–	Status – автоматично е попълнен като REG – обикновен. Ако статуса на фактурата е SUP – приложена – изберете от падащо меню
–	Currency – валутата на доставчика, автоматично е попълнена от вида на валута от Quantity & Price от Order Form
–	Invoice date – дата на фактурата
–	Received date – дата на получаване на фактурата
–	Shipment date – дата на изпращане на фактурата от доставчика
–	Order completely Invoiced – опцията не е активна, защото при периодичните издания никога поръчката не е “Completely Invoiced”, т.е. очакваме още Invoices.
Обърнете внимание, че опцията в Order Form>1.Order Information>Invoice Status “Complete” никога не е маркирана, тъй като винаги очакваме последващи Invoices. Опцията трябва да бъде маркирана, само когато са дошли всички Invoices за периодичното издание. 
След попълване на формата, кликнете OK. Ако не сте попълнили правилно Line Item, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили формата правилно, ще се появяви прозорец Acq Administration със съобщение Could not assign default budgets to Invoice using Order’s encumbrance. Continue? Кликнете Yes. ALEPH500 ни връща на прозореца Invoice List of Order…, където виждате записа си под друга форма.	
9.		Ако искате да допопълните или поправите вече попълнен Line Item е необходимо да кликнете бутона Line Item от прозореца Invoice List of Order…и ще имате тази възможност.	
10.		След като сте създали успешно Line Item, който може да представлява част от General Invoice, кликнете върху бутона Gen Inv. Ще се появи прозореца General Invoice & Line Items... Кликнете върху бутона Gen Inv и ще се покаже формата General Invoice Form, която се попълва по следния начин:
1. Invoice:
–	Vendor code – автоматично е попълнен
–	Vendor name – автоматично е попълнен
–	Invoice number – автоматично е попълнен
–	Refers to Invoice – ако има друга General Invoice, която по някакъв начин се отнасят до фактурата, която описваме, изпишете номера на тази фактура тук
–	Type – автоматично е попълнен като REG – обикновена. Ако фактурата е проформа или депозитна – изберете от падащо меню
–	Status – автоматично е попълнен като REG – обикновен. Ако статуса на фактурата е SUP – приложена – изберете от падащо меню
–	Currency – валутата на доставчика, автоматично е попълнена от вида на валута от Quantity & Price от Order Form
–	Explicit ratio – ако не попълните това поле, стойността на валутата ще се изчислява, както е дефинирана в List of Currencies в Administration module. Ако имате изрична уговорка с доставчика за специфичен курс на съответната валута, трябва да изпишете курса тук
–	Net amount – сумата, както фигурира на фактурата, като стойността е изразена във валутата на доставчика
–	Debit – по подразбиране тази опция е маркирана. Като правило нашата библиотека работи с дебитни фактури и това вероятно ще е по-често срещания случай
–	Credit – тази опция се попълва, ако фактурата е кредитна
–	Shipment amount – сума за превоз, ако има такава
–	Invoice date – дата на фактурата
–	Overhead amount – режийни разноски, ако има такива
–	Received date – дата на получаване на фактурата
–	Insurance amount – сума дадена за застраховка, ако има такава
–	Shipment date – дата на изпращане на фактурата от доставчика
–	Discount amount – отстъпка
–	VAT recipient – получател на ДДС, ако има такъв
–	Total amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh. Ако искате да се направи преизчисление (при промяна на горните сумите), трябва да занулите стойността на Total amount и да кликнете отново върху бутона Refresh. ALEPH500 ще направи преизчислението
–	VAT percent – ДДС в проценти
–	Local amount – автоматично се изчислява от ALEPH500, след като се кликне върху бутона Refresh
–	VAT amount – сума на ДДС
–	Note – бележки в рамките на 60 знака
2. Payment:
–	Payment date – дата, на която е извършено плащането на General Invoice
–	Check number – номер на чека, ако е платено с чек
–	Amount – въведете сумата, която е платена или ще бъде платена
–	Status – падащо меню
Когато приключите с попълването на формата кликнете върху бутона OK. Ако не сте попълнили правилно General Invoice Form, ALEPH500 ще Ви подскаже, къде е възможно да сте сгрешили, като в долната част на формата ще се появят последователно тригери в червено. 
Ако сте попълнили правилно формата ALEPH500 ви връща към прозореца General Invoice & Line Item. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Invoice List of Order… Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
11.		Към General Invoice могат да се добавят до 150 line Items (единични фактури за книги), които са от един доставчик. Това става като от Main menu на Acquisition Module изберете опцията General Invoice. Появява се прозорец Select or Create General Invoice. Попълването на полетата става по следния начин:
–	Vendor code – Vendor List Filtered by...
–	Invoice number – падащо меню, от което маркирате необходимата ви General Invoice. Отваря се прозореца General Invoice & Line Item. Кликнете върху Add бутона. Появява се прозореца Order number, където можете да впишете номера на Order или да ползвате падащото меню – Order Index List. След намиране на необходимия Order, кликнете върху бутона Select. И при двата случая ще се отвори формата Line Item, която трябва да попълните. След като попълните General Invoice, която може да бъде съставена, както за един, така и за поредица от библиотечни документи и когато статуса на General Invoice е P – paid, т.е. плащането е извършено, кликваме върху бутона OK.
ALEPH500 ни връща към прозореца General Invoice & Line Item. След това кликнете върху бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Invoice List of Order… Кликнете бутона Close и ALEPH500 ви връща към прозореца Order List of Admin Record…	
12.		След попълването на General Invoice работата ни по въвеждане на данни за периодично издание в ALEPH500, при изпращането му на обменен партньор приключва.